七、《秘书学（2）》期末复习指导。
秘书学作为学年课，本学期的教学内容及考试范围是第十章至二十章。这一部分内容涉及会议组织、商务谈判、信访工作、接待工作、事务处理、领导者事务活动安排、党政秘书工作、企业秘书工作、涉外秘书工作、私人秘书工作和现代秘书职业。我们应对教材中的基本概念、基本理论系统地把握，并能够运用这些知识理论分析和解决秘书实践中的一些问题。
第十章会议组织。
、本章内容。
会议组织概述；会议组织的程序和会议工作的要求。
二、基本概念解释。
1.会议，指有组织、有领导的召集人们商议事情的行为过程。
2.会议预案，是会议的筹备方案。
3.会间调度，指会议进行时间对会议程序、内容及会场服务等所作的调整和安排。
三、基本问题提示。
1.会议成立的基本条件：有组织；有领导；商议事情；集会。
2.会议构成的要素：会议名称、会议时间、会议人员、会议组织、会议主题等。
3.从最本质的意义上讲，会议是社会民主的表现方式，是领导活动的有效手段。会议组织的作用是：
1）会议是社会民主的表现方式。作为一项聚众议事的活动，会议本身就有着民主的内涵。每个与会者都代表着一定数量的社会公众。
会议本身又赋予与会者充分发表自己观点、见解的权力，因此会议成为社会民主的有力表现形式。
2）会议是领导活动的有效手段。各级领导机关制定政策、布置工作、调查情况、统筹协调、宣传动员等活动的开展，都离不开会议。从控制论的观点看，领导活动是由收集信息、制定决策、监督控制、反馈调节等构成的一个环闭系统，在这个系统中的每一个环节，都可借助会议的独特作用。
4.良好的会议组织工作，可以实现以下具体的功能：
1）决策功能。会议是广开言路、集思广益的重要渠道，通过会议进行决策，是实现决策科学化、民主化的有效手段。
2）执行功能。通过会议，可以传达上级的政策和指令，可以都署本组织的中心工作和重大行动，可以责成所属单位统一行动步调，可以解决工作进行中的某些问题。因此，会议能起到行政手段的作用。
3）沟通功能。任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。通过会议可以上传下达，联络左右，互通情况，交流经验，发挥信息沟通的作用。
较之其他沟通形式，会议沟通具有直接、快速和形象的优势。
4）协调功能。对于工作中的矛盾和冲突，运用座谈、对话、协商等会议形式往往会收到事半功倍的良好协调效果。
5）监督功能。决策的实施离不开检查、督促，而监督功能的实现往往离不开会议，如各种汇报会、总结会、评比会等，都是实施监督的有效形式。
5.会议预案包括的内容有：会议名称、会议主题、出席人员、会议工作班子及其职责分工、选择与布置会场、会议的其他活动。
6.大中型会议的工作机构通常有：
一般说来，大中型会议在会议秘书长统筹下的会议工作机构通常有：
1）秘书组（处）。负责会议文字工作以及领导者会议期间交办的事项。
2）资料组。负责各种会议文件的印刷、保管、发放、**以及会议文件的汇集、归档等。
3）组织组。负责与会人员编组、签到以及代表选举、代表资格审查等事宜。
4）宣传组。负责会议的宣传报道以及文化娱乐、摄影、录影等工作。
5）后勤组。负责会议票证准备，会场布置，会间食宿、用车、生活用品**、返程票购买等后勤保障工作。
6）保卫组。负责重要会议的安全保卫工作。
7.大中型会议，需要提前准备的会议文件有：
1）开幕词；
2）闭幕词；
3）工作报告；
4）交流材料；
5）领导讲话；
6）会议须知或会议手册。
8.发送会议通知的一般要求是：
会议召开之前都要发出通知，有的会议要发请柬或邀请书。无论是口头通知还是书面通知，都要做到及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。
会议通知的标题由召开会议的单位、会名、文种构成；
正文要写明为何开会、会名、会期、报到时间与地点，开会时间与地点、参加人员范围、入场凭证、接站及行车路线、需携带材料和其他要求等要素。
9.会中工作的主要内容有：
1）签到；2）接待；
3）会议记录；
4）编写会议简报；
5）会间调度；
6）组织选举工作；
7）安排会间生活。
10.一次会议选举的一般程序为：
1）宣布参加选举的人数和选举内容；
2）通过会议选举办法；
3）通过监票人、总监票人的名单；
4）核实出席会议参加选举的人数；
5）检查票箱；
6）分发选票；
7）填写选票；
8）宣布投票顺序和进行投票；
9）宣布开箱清点选票，报告收回选票数；
10）宣布选举是否有效；
11）进行计票（出席会议人员可休息）；
12）宣布选举结果。
11.会后工作包括的内容：
在会议的结束阶段，秘书人员要做的工作有：
1）清理会议文件——对会议文件及时**、整理或立卷归档，确保文件的安全和保密；
2）离会与送别——秘书要做好购、送车船票，送与会者及时踏上归程的工作，对于个别需要暂留的，则要帮助安排好食宿等事宜。
3）撰写会议纪要——会议纪要是通过对会议记录进行整理、组合和概括，准确反映会议精神和议定事项，以使与会单位共同遵守、执行的公文，具有较强的规定性和约束力。
4）会议工作总结——秘书班子要对会务工作进行及时、认真地总结，以肯定成绩，找出不足，利于做好以后的会议秘书工作。总结的情况应向有关领导和上级机关进行汇报。
12.会议工作的要求有：
会议特别是大中型会议，责任重大，内容庞杂，头绪繁多，对秘书人员提出了很高的要求。
1）准备要充分；
2）组织要严密；
3）服务要周到；
4）安全要保证；
5）会风要改进。
13.改进会风：
当前，不少会议的会风存在着比较严重的问题，亟需改进。
会风中存在的主要问题有：
1）会议过多过滥的现象十分严重，会议的思想作风和工作作风令人担忧。
2）会期过长，规模过大，规格过高；
3）借开会之名进行吃喝玩乐，铺张浪费，甚至滥发财物；
4）会议纪律松懈，迟到、缺席现象普遍；
5）会议内容空乏，搞形式主义、作表面文章；
6）议而不决，决而不行，行而不查。
以上种种，大大妨碍了会议的成效，必须予以重视并加以改进。
改进会风的途径包括：
1）树立正确的会议观念，倡导开会中的务实精神和负责精神。
2）建立健全会议的法规制度，破除形式主义，力戒官场习气，注重会议成效，实现会议工作的科学化、规范化和制度化。
3）变革会议的方式和手段。从方式上可多采用现场办公会、对话会、午餐会、限时发言开会、站着开会等方式；从手段上，可多借助广播、电视、**、计算机等现代化通讯手段开会。
第十一章商务谈判。
一、本章内容。
商务谈判概述；商务谈判中的秘书工作；秘书授权谈判的注意事项。
二、基本概念解释。
1.谈判，是人们为了改变相互关系、交换意见、取得一致而相互磋商的一种行为，也是一个直接影响各种人际关系、对参与谈判的各方产生持久利益的过程。
2.商务，也称为商事，是指一切有形与无形资产的交换或买卖事宜。并非任何一种买卖行为都可以成为商务行为，它必须是经法律认可，以社会分工为基础，以提供商品或劳务为内容的盈利性的经济活动。
3.商务谈判，是买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争议与争端，取得各自经济利益而进行的磋商活动。
4.谈判方案，即谈判计划，它是谈判者在谈判前对谈判的目标、内容、步骤等所作的预想性的安排。
5.谈判议程，是谈判的程序，这是影响谈判效率高低的重要一环。
三、基本问题提示。
1.商务谈判的基本要素：
1）商务谈判的主体，即参与谈判的当事人；
2）商务谈判的客体：谈判的内容和议题；
3）商务谈判的目的：达到预期的效果；
4）商务谈判的结果：提高工作效能，不做无效劳动。
2.商务谈判的特点：
1）参加谈判的自愿性；
2）谈判方法的灵活性；
3）谈判结果的互利性，以寻求一个对双方都有利的结果。
3.商务谈判准备阶段中的主要秘书工作：
1）广泛搜集资料；
2）组织谈判班子；
3）拟定谈判方案。
4.对谈判人员素质的要求：
1）思想品德：要忠于职守、忠诚可靠、廉洁奉公；
2）知识和能力：广泛的知识面和深厚的专业知识，有良好的倾听、推理、判断和语言表达能力，有效运用所掌握的知识和资料；
3）气质和性格：要沉着冷静、坚忍不拔、富有幽默感并注重礼节仪表且落落大方、风度优雅。
5.谈判方案的制定和写作要求：
总体上要重点突出，简明扼要，富有弹性。
文字的表达，要用高度概括的语言加以表述，使谈判者在头脑中留下深刻印象；内容上，既要有明确具体的要求，又不可事无巨细、面面俱到，要考虑到各种不可控的随机因素和无规律可寻的事项，以利谈判人员根据实际情况灵活调整。
6.谈判方案主要包括：
谈判主题和目标；谈判议程；谈判时间和地点；物质准备。
7.商务谈判进行阶段的环节有：
摸底环节；讨论讨价环节；达成交易环节。
8.达成交易环节应做好如下工作：
最后的总结；最后的**；签订书面协议。
9.秘书在受权谈判中应注意的事项有：
把握自身的双重角色；制定谈判策略；提高自身素养。
10.常用的商务谈判的策略有：
针对目标的策略；针对手段的策略；针对纠纷的策略；时机性策略；方法性策略；方针性策略等等。
运用策略应注意的主要问题是：
策略的选择和运用不可生搬硬套而要力求理解通晓，融会贯通，灵活机动。
11.商务谈判者除通晓谈判业务知识外，还要提高以下几方面的素质：
思想品德素质；心理素质；语言素质；交往素质。
第十二章信访工作。
一、本章内容。
信访工作概述；信访工作的原则和制度；信访工作的基本程序和要求。
二、基本概念解释。
1.信访，是人民来信和来访的简称。具体指公民、法人和其他组织采用书信、**、走访等形式，向行政机关或其他社会组织反映情况，提出意见、建议和要求，依法应当由有关行政机关或组织处理的活动。
2.信访工作，是有关组织或部门对来信来访进行分析研究、调查核实、恰当处理的一系列活动。
秘书学与秘书工作
1.1 请简述秘书工作的作用和原则。第一章 正确答案 秘书工作的作用 参谋助手，沟通协调，督促检查，信息反馈，中介枢纽。秘书工作的原则 准确 及时 严谨 同步 保密。2 结合你自身的实际，根据秘书的t型知识结构和能力要求，分析你自身的优势和劣势 针对劣势，提。出提高的计划 第二章 正确答案 秘书合理...