重庆城市管理职业学院教案。
第二章会展项目管理。
第一节会展项目管理概述。
在现代市场经济中，项目已经成为组织经营活动的一种典型形式，其应用已从最初的建筑施工延展到科学研究、商业**、文化教育以及军事等各个领域。一个成功的项目能托起一个企业，因此项目管理工作在全球得到了广泛重视。
会展业以回忆和展览为中心展开各项工作。在这一过程中如果以项目管理的理念贯穿始终，能更好地实现时间、范围、成本和质量得有效成果，是会展组织者能最大限度地实现会展的目的。会展的总体方案是一个会展项目的纲领，能为整个会展项目指明方向，确立架构，它既是项目程度的总结，也是指导会展项目开始的基础。
在会展项目中起着非常关键的作用。
一、 项目和项目管理的涵义。
一） 项目的涵义。
一般认为，项目是项目管理的核心概念。从最广义的角度来讲，项目是一个需要在特定时间完成的具体而又明确的任务，项目是作为系统地被管理对象的单次任务，是单次性活动的一种组织管理模式。美国项目管理协会将项目定义为“为创造独特的产品或服务而进行的一种临时性工作”。
根据项目的特性可以给其下这样一个定义：项目是一项为了创造某种唯一性的产品或服务的时限性工作。所谓时限性是指每一个项目都要有明确的开端和明确的结束；所谓唯一，是指该项产品或服务与同类产品或服务相比，它是为了创造某种唯一的产品或者服务的时限性工作，该项产品或者服务必须与同类相比具有明显的差异性和独特性。
二） 项目管理的涵义。
项目管理是指项目管理者为了实现其目标，按照客观规律的要求，运用系统工程的观点、理论和方法，对执行中项目的发展周期的各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和激励，已取得良好效益的各项活动的总称。
项目管理的含义主要包括以下五个方面：
1、 管理的主体。
管理的主体是指项目管理者，即投资者或者经营者（项目业主）对项目发展周期全过程的管理。
2、 管理的客体。
项目发展过程中的全部工作。
3、 管理的目标。
在时间、成本和质量的要求下实现项目预期目标。
4、 管理的只能。
经典管理学中的计划、组织、控制、沟通与激励的职能在项目运转过程中的应用将会有效保证项目目标的实现。
5、 管理的要求。
管理过程中，我们需要在下面这些相互间有冲突的要求中寻求平衡：范围、时间、成本和质量；有不同需求和期望的项目设计人员；明确表示出来的要求（需求）和未明确表达的要求（期望）
二、 项目管理的要素。
项目管理有四个要素：范围、时间、成本和质量。
一） 范围。
它也被称为工作范围，指为了实现项目目标必须完成的所有工作。一般是通过定义交付物和交付物标准来定义工作范围的。工作范围根据项目目标分解得到，它指出了“完成哪些工作就可以达到项目的目标”。
或者说“完成哪些工作项目就可以结束了”。后一点非常重要，如果没有工作范围的定义，项目就可能永远做不完。要严格控制工作范围的变化，一旦失控就出现“吃力不讨好”的尴尬局面：
一方面做了许多与实现目标无关的额外的工作，另一方面也会因为额外工作影响了原定工作的实现，造成商业和信誉的双重损失。
二） 时间。
项目时间用进度计划来描述，进度计划不仅说明了完成项目工作范围内所有工作需要的时间，也规定了每个活动的具体开始和完成的时间。项目中的活动根据工作范围确定，在确定活动的开始和结束的时间时还要考虑它们之间的依赖性。
三） 成本。
它是指完成项目所需要的所有款项，包括人力成本、原材料、设备租金、分包费用和咨询费用等。项目的总成本以预算为基础，项目结束时的最终成本应控制在预算范围以内。特别值得注意的是，在会展项目中场租成本和营销成本占到很大比列，而工作量又难以估计，因而制定成本预算难度很大。
四） 质量。
它是指项目满足明确或者英汉需求的程度。一般通过定义工作范围中的交付物来明确定义，这些标准包括各种特性及这些特性需要满足的要求，因此交付物在项目管理过程中有着重要的作用。另外，有时还可能对项目的过程有明确的要求，比如规定过程中应该遵循的规范和标准，并提供这些工程得以有效执行的证据。
在展览项目中，会展量主要体现在展商，观众质量以及双方的互动情况。
对一个项目来说，最理想的情况就是多快好省。多指工作范围大，快指时间短，好指质量高，省指成本低。但是这四者之间是相互联系、相互依赖的，提高其中的一个指标会降低另一个指标，实际上这种理想的情况很难达到。
这里指的是狭义的质量，如项目及项目成果的技术指标和性能指标等；为了区别于广义质量得概念，下文采用品质这一术语。在一定范围内，品质就、成本、进度三者是相互制约的：当进度要求不变时，品质要求越高，则成本越高；当成本不变时，品质要求越高，则进度越慢；当品质标准不变时，进度过快或者过慢都会导致成本的增加。
通过管理谋求多快好省的有机统一和均衡。
时间、质量、成这三个要素简称tqc。一个项目的工作范围和tqc确定了，项目的目标就确定了。如果项目在tqc的约束内完成了工作范围内的工作，就可以说项目取得了成功。
三、 会展项目管理。
一） 会展项目的内涵。
会展业是现代都市以完善的基础设施和健全的都市服务体系为支撑，通过举办各种不公形式的会议或者展览活动，吸引大批与会、参展人员及一般游客前来进行经贸洽谈、文化交流或者旅游观光，一次带动城市相关产业发展的一项综合性经济产业。会展项目作为一种新兴德项目形式，具有自身的项目特色，与其他项目存在着明显的差异。概括而言，会展项目的内涵与特征主要体现在以下几个方面。
1、 顾客导向性。
即会展项目是以提供令客户满意的服务为目标的。会展业属于第三产业，也是有着自身特点的服务业。从服务业的本质出发，要求会展的从业人员围绕人来工作，以人的需求为导向，最终实现顾客的满意。
因此从目标上看，会展企业引进项目管理的运作方式可以企业最大限度地实现会展目的，服务号参展商及观众。
2、 项目连带性。
实施一个会展项目往往会涉及服务、交通、通讯、建筑、装饰等诸多部门，能直接或者间接地带动一系列相关产业的发展。因此以城市为依托的会展项目的开展，往往关联性地连带整个城市的治理与建设，提高城市的综合竞争力。
3、 客户广泛性。
即会展项目以客户群体而非个体为对象。会展项目的服务对象是以参展商和观展商为主的客户群，会展此项目的构思与启动要以充分调研两个客户需求市场为基础。一个成功的会展项目往往把会议、展览、和文化、旅游等活动有机结合起来，一方面吸引大量的参展商参展，丰富展会内容，另一方面也增强观众的吸引力，扩大参展规模。
4、 效益整合性。
会展项目的投资收益是整合的。这种整合性体现在：以使会展项目在取得经济效益的同时，也取得了巨大的社会效益；另一方面，项目的连带性也决定了项目收益由多方构成，具有整合性的特点，是高收益、高利润的项目。
二） 会展项目的分类。
会展活动是指在一定的地点和一定的日期和期限里，通过展示达到产品、服务、信息交流的一种活动形式。它包括各种类型的会议、展览（包括交易会、博览会）、体育赛事、节庆等。因此，会展项目就是以各种会展活动为管理对象的新型项目的形式。
从不同的角度出发，可以把会展项目分成不同的类型，不同类型的会展项目又有不同的特征。
1、 按性质分类。
按会展项目性质来分类，可以分为**类会展项目和消费类会展项目。
**类会展项目是为产业及制造业、商业等行业举办的展览活动，展出这和参展者主题都是商人，参展商可以使行业内的制造商、**商、批发商、经销商、**商等等相关单位，参观者主要是经过筛选邀请来的采购商，一般的观众被排除在外。展览的最终目的为交易。
消费类会展项目是为社会大众举办的展览活动，这类会展项目多具有地方性质，展出内容以消费品为主，通过大众媒介比如电视、电台、报刊、网络等吸引观众。观众主要是消费者，一般来说，消费者需要购买门票入场，这类项目非常重视观众的数量。
区分展览项目是**性质还是消费性质，主要标准是观众的组成，即观众是**商还是一般消费者，而不是以展品，即工业品或消费品来反映。
2、 按内容分类。
按会展项目内容来分类们可以分为综合类会展项目和专业类会展项目。
综合展览是指包括全行业或数个行业的展览会，也被称作横向性展览会，比如重工业、轻工业展；
专业展览指展示某以行业甚至某一项产品的展览会，比如钟表展。
会展活动也包括会议，会议洽谈型会展项目主要是指以重要城市为中心而举办的综合性的国际会议及大型论坛活动等，如apec会议、亚洲博鳌论坛等。这类会展项目具有以下特征。
1、 重复性强。
会议洽谈型项目一般是定期举办的会展项目，重复性强，尤其是一些大型的国际会议，每年定期举行，但每届的举办地一般安排在不同的洲、不同的国家、不同的城市，在同一城市举办的可能性较小。
2、 服务全面。
会议和展览不同，服务范围更加全面。一次大型的会议，从音响、通讯、信息系统、场地布置到会间服务都要全面到位。比如餐饮服务，一般的展览型项目要求比较简单，只提供基本餐饮，而会议洽谈型项目通常要提供包括早餐、午餐、晚餐等全方位服务，开会期间一般还有差点服务。
3、 参与人数少。
会议洽谈型项目与前几种展览项目不同，与会人员一定的人数限制。一般的展览会都有上十万的**量，而会议型项目有上千人就算很大规模了。同时，高规格的回忆对与会人员有较高的专业与其他条件要求。