2019迎新工作各小组职责

发布 2019-06-29 08:36:35 阅读 8644

新生接待工作流程及安排。

流程图:一、注册组:

1)第一位:负责操作报名系统。

核对新生录取通知书及身份证,确定是我院的新生后收取新生录取通知书给第二位工作人员;

在报名系统上找到新生的相关信息(姓名、学号、宿舍号、应交学费等),注册新生信息并定时存档;

2)第二位:负责书面注册。

待第一位工作人员核对录取通知书后,根据录取通知书内容在新生花名册中所对应的新生名字前打“√”

将新生其所在宿舍及床号等信息在信息单上填写好;

将信息单给第一位工作人员检查,确认无误后将信息给新生;

将录取通知书放入指定盒子里,将通知书纪念卡、身份证单给新生,并告知新生拿信息单到资料组领取资料;

注意:注册组换班为了确保交接顺利,不能3组工作人员同时换班,请按顺序依次换班,并保证至少有两台电脑能进行注册。

二、资料组:

1)负责指导新生填写材料,并将资料进行讲解。

指导新生填写各种材料;

将学院和学校的相关资料一起交给新生,并将资料进行讲解,也要向新生简单讲解入学报名手续办理程序、学号的由来,并告知新生体检时间、地点及体检相关注意事项;

并询问是否带电脑来学校,做好登记;

告知新生待注册单上学校相关部门盖章完毕后,将注册单交回本处;

询问新生是否办理绿色通道相关的手续。如果不用,可以让附近引导组志愿者引导新生和家长入住。否则,告知新生到绿色通道组;

2)专职人员一名:**注册单。

新生注册完毕交回注册单时,首先检查注册单上的章是否已经全部盖完,若还未盖完则告诉新生应该在哪个地方办理还未办理的手续,若已盖完则将注册单统一**到指定纸盒内;

注意:新生交回的注册单应交由资料处小组长统一保管,小组长在换班时将**交给资料组负责人(莫慧华)。

三、迎接组:

迎接新生的大巴到达时,将新生和家长从下车地点迎接到大本营的注册处,并将家长引导至家长休息区休息;

将新生和家长引导到休息区,保管好新生的行李,给家长倒水,向家长宣传家长会;

大巴未到达时,迎接组暂时在家长大本营休息,并时刻注意是否有大巴到来;

注意:一定要注意是否有大巴到来,迎接的时候带上工作证和专业牌。

四、引导组:

在资料组附近准备,新生领取完资料后及时引导到宿舍,避免在大本营集中大量的人员;

新生完成所有的注册程序之后负责将新生及家长引导至宿舍并解答新生、家长提出的问题;

引导新生回到宿舍后返回大本营;

注意:1.引导组要以引导讲解为主,不要新生什么东西都不拿,工作人员拿完所有东西。

2. 小组长注意本组当值人员,不要在值班时期回偷溜回宿舍休息。

五、绿色通道组:

具体事项跟老师沟通协商。

注意事项:1、每个志愿者都必须清晰的明白本小组的工作和职责,每一步要做什么,接下来要做什么,认认真真做好自己的工作,遇到问题要及时向组长反馈。

2、每个志愿者要了解新生报道的具体流程和各项手续的办理地点(包括体检处、一**领取处、缴费地点处、户口迁移处等)。

3、在本组接待完新生后,要告诉新生下一步应该到哪一个组办理手续。

4、在迎接过程中,帮新生放置行李时,一定要解释清楚,让新生清楚明白行李在**。

5、在进行交接的时候,领取工作牌要用一**抵押,换班的时候归还工作牌并领取一**,请志愿者务必保管好工作证。

6、在迎新过程当中,要注意财产安全贵重物品随身携带,也要注意人身安全。

7、关于请假问题,志愿者要提前将请假的时间报给小组组长,班次组长再汇总到班次总组长手中,班次总组长将情况汇总到何佳怡手中;

说明:每一个组有一个小组负责人,每一个班次都有一个组长,每一个小组都有一个小组长。

小组负责人职责:

1)与总负责人沟通好,注意反馈出现的问题;

2)与小组长沟通,收集反馈的问题,把问题以及解决方法传达给每位个小组长,问题较严重要多次提醒;

班次组长职责:

1)收集好本班次人员一**后在上一组组长处领取工作牌并发给各小组组长,并做好记录;

2)提醒各小组长按时到达大本营;

3)交代各小组组长做好工作;

4)收好志愿者证,并做好登记,交给下一组组长;

5)做好本班次人员调动情况,提前一天把本班次人员数量报给当班的生活部部员;

各小组组长职责:

1)负责人员分组以及工作安排,提醒本组工作人员按时交**;

2)组员签到,再次向其说明要做的工作,发放志愿者证,并收好人员一**,进行保管;(迎接组和引导组组员的一**由小组组长收齐之后,交给班次组长保管);

3)如遇突发状况及时向值班的机动组成员和班次组长报告;

4)若有组员需要请假的,请提前告知班次组长,并找其他人员替补,做好工作的交接;

5)在进行交接的时候,收好志愿者证,返还一**,并将志愿者证交到班次组长手中;

6)把工作中遇到的问题及时反馈给负责人,与两个组长做好沟通;

生活部当值人员:

1)管理好现场物品,保持大本营的整洁;

2)准备好工作餐;

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