随着高等教育的发展，各高校招生规模不断地扩大，招生人数越来越多，而新生报名的时间一般都很短，工作量很大。仅仅靠原始的手工管理，一方面，学校面对大量的新生报名管理信息，无法有效率地将其中的重要部分提取出来，并做出相应的判断和处理。另一方面，采用手工管理的办法，新生在报名时会由于报到手续繁多复杂，花费相当多的时间与精力，造成一定的身心疲惫，这是我们所不愿意看到的。
因此，先进的管理思想方法在学校中实现就成为了一个迫待解决的课题。
使用管理信息系统进行报名管理工作，可以大大减少报名管理人员的工作量，每个新生报名的时间将缩短至1-2分钟，短时间就可以处理大量的新生报名信息。报名处理的准确性也会大大的提高，因为电子处理方法在计算、统计等方面比手工处理方法出现误差的概率要小得多，所以以往手工管理住宿资源安排重复，收费纠纷等情况几乎没有再发生的可能性。而新生也不再需要为报名的各项手续到处奔波劳累，只须使用本系统即可集中化、一次性处理各项报到事宜，轻松地完成开学第一天的工作。
目前国内报名管理系统仍为出现较为成熟的产品，很多高校仍然采用原始的手工管理办法，一套功能完备、容易操作的报名管理系统的出现，将会为各大高校报名工作带来极大的便利，因此必将受到广大高校用户的青睐！
借助现代信息技术和管理理论，建立现代管理信息系统是当今社会的重要趋势。 随着学校的规模不断扩大，学生数量急剧增加，有关学生的各种信息量也成倍增长。面对庞大的信息量，就需要有学生信息管理系统来提高学生管理工作的效率。
通过这样的系统，可以做到信息的规范管理、科学统计和快速的查询，从而减少管理方面的工作量。尤其对于复杂的信息管理，计算机能够充分发挥它的优越性。计算机进行信息管理与信息管理系统的开发密切相关，系统的开发是系统管理的前提。
为了适应信息时代发展，提高学校的工作效率和办学水平，实现现代化大学的运行机制和高水平的管理，体现大学中计算机的特色，使计算机的使用成为学校对学生进行有效管理的重要组成部分。用计算机来管理新生报到可以避免不必要的资源浪费。用计算机来管理新生报到可以作到在新生前来报到时给其分配相关资源，存储其相关信息则可以避免所分配的学号、床位号中间呈现空缺的现象也节省了教务处工作人员的工作强度，避免了提前去做新生的相关分配工作。
“新生报到管理系统”旨在每届新生前来报到时登记其基本信息并将其基本信息录入到数据库中，如此就可以避免将已被录取但不打算前来读书的学生的相关信息存储进在校学生的相关数据库中，同时使用该系统可以实现新生信息的有序存储，使得检索迅速、查找方便、并且提高了可靠性。
通过对各大高校新生报名程序的认真调研，得出新生报到的基本流程，新生先到报到处报到，领取报到单，再到公寓管理部门进行安排住宿，然后再到财务处缴费，缴完费则报到成功。
根据对新生报到流程的分析，要开发一套软件集中化处理各项报到事宜，代替新生报到时到处奔波，则该软件至少具备以下基本功能：
1.系统管理。
其功能主要包括系统管理员可以进行登录系统、用户管理、密码修改和退出系统功能。而在用户管理中，可以添加、修改和删除用户。
2.新生数据管理。
其功能主要包括工作人员可进行新生数据的导入、检索等功能。
3.新生领取报到单管理。
其功能主要包括报到处的工作人员可以进行新生报到发放，检索等功能。
4.新生住宿管理。
其功能主要包括公寓的工作人员可以进行住宿数据的安排、检索和修改功能。
5.新生缴费管理。
其功能主要包括财务处的工作人员可进行新生的收费、检索、统计等功能。
图2-1 主业务流程图。
图2-2 业务流程图。
图2-3 数据流程图。
数据元素的定义是数据字典的基础，其他定义都是建立在数据元素定义的基础之上的。数据元素的定义包含数据元素名称、数据元素编号、数据元素类型、数据元素长度以及数据元素含义等内容。
本系统一共有18个数据元素，每一个数据元素均有如表1所示格式的数据元素定义表。
表2-1 数据元素定义表。
由于篇幅关系，不再列出其他的数据元素定义表。当所有的数据元素定义完以后，就可以建立数据元素一览表，如表2所示。
表2-2 数据元素一览表。
数据流表明了数据的流动方向及其名称，是数据载体的表现形式之一。在数据字典中所定义的数据流有两类：一类是从外部实体输入到系统中的数据流，二是从系统输出到外部实体的数据流。
本系统一共有3个数据流，每一个数据流均有如表3所示格式的数据流定义表。
表2-3 数据流定义表。
当所有的数据流定义完以后，就可以建立数据流一览表，如表4所示。
表2-4 数据流一览表。
处理功能的定义是指最低一层的数据流程图中的处理功能（功能单元）的定义。本系统一共包含4个底层处理逻辑，每个处理逻辑都有一张按表5所示的处理逻辑定义表。
表2-5 处理功能定义表。
当所有的处理功能定义完以后，就可以建立处理功能一览表，如表3-6所示。
表2-6 处理功能一览表。
数据存储是指在系统中应该保存的数据结构及集体的数据内容，实际上它是信息系统的资源，用户要从系统中获取的全部数据都来自数据存储，如表7所示。
表2-7 数据存储定义表。
当所有的数据存储定义完以后，可以建立数据存储一览表，如表8所示。
表2-8 数据存储一览表。
外部项的定义表，如表9所示。
表2-9 外部项的定义表。
由于篇幅限制不再列出其他的外部项定义表。如表10所示。
表2-10 外部项一览表。
本系统从功能上划分为以下五大模块：系统管理模块，数据管理模块，报到管理模块，住宿管理模块，缴费管理模块等五大模块。以下将对各功能模块进行说明。
系统功能结构图如图3-1所示。
图3-1 系统功能模块图。
功能描述如下：
(1)系统管理：其功能主要包括登录系统、用户管理、密码修改和退出系统。
登录系统，用户进入应用程序的窗口；
用户管理，在未登录系统时即可用，增加系统的用户数；
修改口令，登录系统后，修该当前用户的密码；
退出系统，关闭应用程序。
(2)数据管理：其功能主要包括信息检索和导入数据。
信息检索，包括新生信息的导入和查询；
导入数据，支持利用excel文件导入新生数据。
(3)报到管理：新生报到和报到查询。
新生报到：新生报到的第一步，通常为发放一张报到单供新生填写；
报到查询：查询某位新生是否报到、是否安排住宿、是否缴清费用，可用姓名检索方式查询。
(4)住宿管理：包括安排住宿，修改住宿和查询住宿。
安排住宿，根据新生的姓名，为其安排一个住宿，包括填写公寓编号和选择公寓级别；
修改住宿：对已经安排好住宿的学生重新安排住宿；
住宿查询：查询某位新生是否安排住宿，住宿编号和级别等。
(5)缴费管理：其功能主要包括新生缴费和缴费查询。
新生缴费：根据新生的所在系、专业以及新生的住宿情况，收取其相应费用；
缴费查询：查询某位学生是否缴费、缴费金额、收费人等。
新生报名系统主要是用于新生入学信息管理，主要提供的功能有：
1.学院基本信息管理：提供学院的信息的录入、查询功能。
1) 管理员把学院基本信息的录入；
2) 管理员更新、删除、添加学院的基本信息；
3) 管理员、老师及学生可根据学院名称查询学院基本信息。
2.系部基本信息管理：提供系部的信息的录入、查询功能。
1) 管理员把系部基本信息的录入；
2) 管理员更新、删除、添加系部的基本信息；
3) 管理员、老师及学生可根据系部名称查询系部基本信息。
3.专业基本信息管理：提供专业的信息的录入、查询功能。
1) 管理员把专业基本信息的录入；
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