2、“件”含义。
（1）单份文件，一份文件为一件；
（2）正件与附件合为一件；
（3）来文与复文（请示与批复、函与复函）合为一件；
（4）会议记录、会议纪要成套性材料每次（期）为一件；
（5）各种报表、名册、图册等，一册（本）为一件。
3、分类。按年度——保管期限（永久、30年、10年）进行分类整理归档。
4、编制页码：原则上保留归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。
5、盖章编号。
（1）归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。
档案章格式：
（2）档案章的项目及填写内容：
件号：文件的顺序号。年度、保管期限（永久、30年、10年）编制1 个流水号，每年断号。
年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注。如：“2013”
保管期限：归档文件保管期限的名称。如：“永久”
注：在每年归档工作结束后，如发现有其它文件没及时归档的，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
6、装盒及填写盒内备考表。
（1）归档文件编号后。按照年度、保管期限、编号顺序装入档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一个盒中，并按要求在盒的脊背上盖上各项内容。盒号暂不要编。
2）填写盒内备考表。
盒内情况说明：主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不用填写；
整理人：负责整理归档文件的人员姓名；
检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名；
日期：归档文件整理完毕的日期。
7、填写归档文件目录：（见图a1归档文件目录式样）
（1）件号：编制的流水号；
2）责任者：文件的署名者或发文机关；
3）文号：文件的发文字号（没有文号的不用填写）
4）题名：即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题的应加拟标题，原文标题不能说明内容的，应重拟标题。
凡加拟的标题都外加“号；(举例： [关于重点建设项目建档工作的]补充通知。
5）日期：指文件形成的日期；例：20130325
6）页数：指每一份归档文件本身的有效页数；（注意：正反面）
7）备注：用以标注归档文件的变化情况或参见标号；
8）归档文件目录一式二份，一份放入目录夹装订，一份放入档案盒。
8、编写归档说明。
归档说明的内容包括：
1）单位的名称；
2）单位领导名单及任免时间；
3）当年的主要工作情况。
4）当年档案归档情况。
9、档案目录夹的整理（见归档文件目录封面式样）
按年度——保管期限排列的顺序将归档说明和归档目录用目录夹（红色档案目录夹）装订成检索目录册，逐年增加，将目录夹装满为止。
文书档案整理基本方法
年度 机构 问题 保管期限。一 分类。1.将不同年度的文件材料分类出来。2.将同一年度的文件材料按照 省 市 县 本单位分类出来。3.保管期限的划分 永久 定期。二 保管期限的划分。1 上行文永久保管 只要涉及本单位人和事的文件材料。2 上行文定期保管 要求本单位贯彻执行的法律 法规 政策方针性文件...
行政管理文书档案管理
公文格式一般包括标题 主送单位 部门 正文 附件 单位印章 发文时间 抄送 抄报 单位 部门 公文字号 主题词等。1 公文的标题应当准确 简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。2 向上级请示的公文一般只写一个主送单位 部门 如果...
学生档案归档
附件 学生档案归档 查询 转递有关事宜的说明。一 学生档案归档内容及注意事项 一 学生档案原始资料要齐全1 高中毕业生登记表 2 高校招生报考志愿表 3 保送生登记表 4 高中学习成绩 5 党 团材料 6 中学期间奖 惩材料 7 高校招生体检表。二 学生档案信息记载要准确 规范1 反映个人特征的 资...