档案管理制度

4.2.3立卷归档的要求。

4.2.3.1归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系；

4.2.3.2案卷要求。

1）归档案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐；

2）归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份；移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续；

3）卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用；

4）填写案卷一律用碳素黑水笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确；

4.2.3.3各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损；

4.2.3.4影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整；

4.2.4交接档案的要求。

4.2.4.1交接的资料必须完整；

4.2.4.2交接的资料必须准确，务必真实地记录企业发展地全过程，做到文、图、物相符，数据准确要靠，签字手续完备；

4.2.4.3归档资料必须为原件，用圆珠笔、复写纸形成的资料和传真件一般不得作为归档资料，如遇特殊情况需总经理批准；

4.2.4.4交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料报总经理审批方可归档；

4.2.4.5档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准；

4.2.4.

6卷内资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的资料在右下角，双面书写的资料，正面在右下角，背面在左下角，折叠后图标一律在右下角；

4.2.4.7交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负责人签字。移交清单一式二份，双方各执一份（如有需要可提供电子版）；

4.3档案的保管。

4.3.1归档后的档案由综合部统一保管；各部门临时保管的档案应设专用档案柜，并由专（兼）职管理员负责保管；

4.3.2档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号；档案管理员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料；

4.3.3综合部及各部门管理员要严格防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况；

4.4档案的借阅和保密。

4.4.1档案资料一般不外借；需要外借的档案，借阅人应办理借阅审批和登记手续；借阅、复印一般档案，应经综合部长批准；重要档案（机密文件、证照等），需经公司副总/总经理批准；

4.4.2各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料；如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经综合部长和原形成档案的部门负责人批准，方可借阅；

4.4.3借阅人员在抄写、查阅档案时，档案管理员应积极配合、协助，严禁擅离岗位；

4.4.4借阅人员要爱护档案，按期归还；借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印；私自复印者，公司经查证属实后给予“严重警告处分”；逾期归还者，档案管理人员应及时催收；

4.4.5档案的保密。

4.4.5.1档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司档案的绝对安全；

4.4.5.2档案室要坚固，保管设备要符合保密要求；

4.4.5.

3合理划分并调整档案密级，严格履行借阅手续，涉及公司重要信息的档案必须由副总以上领导签字后方可借阅，涉及本部业务的由部门负责人签字后方可借阅，涉及其它部门的由本部门负责人及相关部门负责人签字方可借阅；

4.4.5.4经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念；档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任；

5. 相关**。

《文件移交归档登记表》

6.本办法自2016年4月1日起施行，综合部拥有解释权和补充权限。

文件移交归档登记表。