办公会因属例会，时间、地点一般是相对固定的。对于工作程序已形成多年的企业，办公会议通知一般不必另行制作，而是在企业每周重大会议活动安排表中注明（见会议活动安排表）。办公会组**员对已成惯例的办公会，自然会在看到会议活动安排表后预留出时间。
但对会议题相关的职能部门，秘书人员应在发送会议活动安排表时，对其额外叮嘱下周办公会时间即出席人员。某些企业，因工作程序或企业领导人工作习惯等原因，办公会仍需制作会议通知。
秘书人员无论用何种方式事先通知了与会者，在会前仍要当面或用**再次确认与会者是否能按时出席。如不属会议的第一个议题相关的职能部门，还应另行明确何时到会和参会地点。
案例1：天地工程****总经理秘书沈君请前台秘书初萌协助，向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知。通知的内容如下：
会议通知。致：各部门经理。
定于12月16日（星期三）下午1.:30在公司会议室召开会议，讨**司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席，您能否参加，请于12月14日（星期一）之间打**告知秘书初萌。
**：51426398
总经理秘书沈君。
初萌没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。因此有些主管因为一直在工程现场，未能及时看到通知，造成了三位主管未能准时到会，待发现时，已经是星期三的中午，初萌只得匆忙用**通知三位主管迅速赶到开会地点。
其中销售经理王宾接到**后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知？我下午约客户，会议只能让我的助手去开了。
”初萌急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”王宾说：
“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？”初萌张了张嘴，可什么也说不上来。
分析：会议通知，对于公司来说，是非常重要的，尤其是比较重要的会议。若无特殊情况，相关人员应当务必出席。
在此案例中，秘书初萌犯了一个很大的错误。她认识到会议的重要性，却没有为此做好准备。重要的通知应该拟好后亲自分发到各部门主管各一份，由各部门通知内部员工，然后再在公司布告栏张贴，一定要落实到位，这样才会万无一失。
否则，由于疏忽，落下一名重要人物，会议有可能无法正常进行，公司的损失可能无法估计。就像上面案例一样，秘书初萌就犯了这种错误，导致严重后果。
案例2某公司决定于某月某日召开一次重要会议，公司董事长指定公司业务部王经理一定要参加。交办此事的一位办公领导还特别交代，要提前发通知，以便于王经理预先安排工作等等。值班人员马上将开会的时间、地点、内容、要求通知到王经理的秘书，并要他及时向上汇报。
但到开会的前一天，王经理有事与董事长通**，**中王经理说：“没有接到通知，我已安排明天有会，有几十人参加，怎么办？”董事长马上找发通知的人员查问，经查实，某月某日某时已通知到王经理秘书。
为什么会出现这个问题，关键在**。
经过与王经理的秘书核实后，秘书承认已接到会议通知，但因为王经理当时正忙，所以没有按要求立即报告，后来忘记了，造成两会冲突。最后只能服从董事长的安排，取消了王经理安排的会议。
分析：作为一名专职的经理秘书，虽然工作繁忙，但是如果安排得好还是可以避免失误的，就是说办事情要有主次之分、急缓之分，领导再三嘱咐要办的，应属于重要的，紧急的，要及时办理。即使当时无法通知，过后一定要及时补正。
如果王经理的秘书，能注意到这方面，立即报告，或过后及时补充，就不会出现两会冲突的事情。
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