OA运行管理制度

oa系统运行管理制度。

第一章总则。

一、目的：

1. 加强oa系统运行管理，保证系统有序、安全运行；

2. 理清流程、分清责任、明确权限及办理时限，提高工作效率、减少推诿扯皮；

3. 建立信息集成平台，增强领导监控能力；

4. 强力推行无纸化办公，实现oa系统价值的最大化。

二、适用范围：本制度适用于xx公司（以下简称股份公司），下属公司及控股公司参照执行。

三、职责：

一) 股份公司 x部

1. 负责oa系统的建设、维护和服务支撑工作；

2. 负责oa系统规章制度制定，以及对制度执**况进行检查、考核；

3. 负责股份公司oa流程设计、修改；

二) 公司领导（各部门部长、分管副总、股份公司总经理，下属公司总经理）

1. 支持oa系统建设，在分管单位强力推行无纸化办公、减少纸质文稿审批。

2. 按时限及表单要求审批各项业务流程；对分管单位发起的业务流程把关，严禁不合理、不合规的流程进入下道工序。

3. 对分管的业务流程实施检查、考核，确保每项流程按时完成，杜绝超期办理。

三) oa系统管理员。

1. 维护oa系统运行，不破坏系统安全，不私自串改、删除他人账户信息。

2. 及时处理oa系统运行过程中的各种问题，必要时组织操作培训。

3. 对固定业务流程检查，对超期办理、违规签批的行为通报、考核，每周一次。

四) 其他使用人员。

1. 流程发起人：按时限要求提交各项业务流程，并对办理业务流程的后续节点进行跟踪、催办。

2. 按时处理待办事项，尽量保证待办流程数量为0。

3. 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照岗位职责、工作权限、时限要求，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

4. 线上审批要以线下沟通为基础，各部门在发起业务流程前应事先充分沟通。

五) 控股公司及其下属子公司负责制定本单位oa系统相应的管理办法，并向股份公司报备，管理办法不能与本制度相冲突。

四、运行基础。

一) 用户开户与注销。

1. 开通：按工作需要，需开通oa账户的需经部门部长同意后由系统管理员开通。

2. 注销：人员离职后一周内，行政人事部人事管理科通知系统管理员完成离职人员账户注销。

二) 账户安全。

1. 系统使用人员的账号初始密码为123456，使用人员登陆后必须修改密码，并避免他人使用。禁止使用“abcdef”或“aaaaaa”形式的密码。

2. 若密码丢失，由本人提出申请，部门负责人或上级领导同意后，系统管理员恢复初始密码。

三) 使用规范。

1. 登陆地址：公司内网地址：http://***x，外网地址：***x，手机端普通连接：http:/***

2. **要求：为保证各项业务办理及响应时间，以下为强制要求。

a. 有办公电脑、或有共用的办公电脑的用户每天至少登陆oa系统2次（上午1次，下午1次），休息时间不作要求；

b. 配备手机oa的用户，在休息时间也要登陆oa处理待办事项，要求每天至少登陆2次；

c. 其他因办公条件限制，不能保证每天登陆oa系统的用户，至少要每周登陆1次oa，对待办流程进行处理。

3. oa系统使用实行实名制，任何人不得在oa系统上发布与公司工作无关的内容，言论应遵守公司各项规章制度。

第二章业务流程管理。

五、流程管理。

一) 管理原则。

1. 层级管理：按岗位职责与职务级别层层审批，严禁跳跃主管领导、分管领导。

层级管理原则的补充说明：各级领导批阅oa除了审查正文还需对流程把关，流程设置要符合管理原则，由部门报出的流程必须经部门负责人签字审阅，经分管领导协调签字，经相关部门会签，在各单位明确意见后再报公司审批。

2. 跟踪督办：是谁发起由谁跟踪，为谁服务就由谁督办，归谁管理由谁负责；

跟踪督办要求的补充说明：经公司领导批阅的oa由对口部门跟踪落实，要明确时限、落实到人，不能有遗漏；所有转经行政人事部的oa流程由行政人事部跟踪督办，未转经行政人事部的oa流程由发起部门跟踪督办。

3. 统一管理：跨部门属公司级的业务流程，由行政人事部统一制定、统一模板、统一办理时限。属部门级的业务流程，由各部门统一管理。

二) 流程的办理时限。

1. 流程办理的各个节点时限超出设置的时限即为超时；

2. 流程发起在签批过程中另涉及其他业务，需制定方案、开展调查、核算成本的，办理时限可再增加1-2个工作日。若预估在增加2个工作日后仍不能完成的，应在意见栏说明原因，写明完成时限后让流程继续流转（或写明原因后暂存待办），并在承诺的截止日期前对流程完成处理；

3.配备了手机oa的用户，在请假休息时也要对签批时限进行考核。

三）超期督办。

1.在制作表单模板时，由系统管理员依据工作需要针对不同的流程模板指定不同的督办者，一个流程模板仅能授权一位督办者。

2.督办者的权限：督办者可以在“协同工作”下拉的“超期督办”菜单栏中对督办的流程进行进度检查，可以查看流程信息，可以对各节点发送跟催消息，可以对超期的节点进行换人处理，可以依据制度对流程审批中的违规提出考核。

3.督办者的职责：定期检查、跟踪流程进度，根据需要对超时节点换人处理，对流程审批中的违规进行考核。

（对流程的跟踪检查原则上每天至少登陆oa检查一次，若休假、工作外出或无法登陆oa时可适当放宽要求）

六、签批要求。

一) 表态说明。

1. “已阅”：仅指已阅读或知悉相关内容。

2. “不同意”：指对当前处理内容不同意，或有其他意见，选择不同意要注明原因。

3. “同意”：对当前处理的内容全部同意，且无其他异议。

二) 表态要求。

1. 业务流程中明确要求会签人表明观点、签署意见、审核内容的，会签时要明确“同意”或“不同意”，若选择“已阅”要说明不表态原因。

2. 上级审批下级业务流程，要明确“同意”或“不同意”，不能选择“已阅”。

3. 业务流程中已存在2种观点态度的，会签人不管签署“同意”或“不同意”，还需在意见栏明确“同意”或“不同意”的具体内容。

4. 能选择已阅的三种情况：

a. 流程最后一节点的会签人。（如：

周例会纪要审批下发流程的最后节点为所有参会人，参会人处理下发的纪要可点“已阅”。如：报告可能继续加签后续节点，当前节点不能确定是否为最后一个节点时，不能只点“已阅）

b. 流程中已说明只需后续节点知悉的可点“已阅”。

c. 流程中转会签人（如：合同流程发起人、报告会签人、制度发布会签人）。

三）流程签批把关。

1、标题不详细，不能简单概述正文内容的流程，在会签时要予以回退；

2、流程设置不符合层级管理原则的，在会签时要予以回退；

3、正文陈述不清楚，诉求不明，意见不明，表述不清的流程，在会签时要予以回退；

4、发起人不正确的流程，在会签时要予以回退；

5、选用模板不正确的流程，在会签时要予以回退。

七、固定模板的分类、适用范围、时限要求。

八、单位文档管理。

一) 文件归档。

1. 所有使用固定模板发起的业务流程，业务文档及流程痕迹自动归档在单位文档对应的子文件夹中。

2. 所有公文收文、签报、发文文档自动归档在公文文档中。

3. 所有公司制度由“文档管理员”手动归集在单位文档对应的子文件夹中。

二) 文档消息订阅：所有采用固定模板发起的业务流程在单位文档中自动归档，同时自动生成订阅消息，知会消息订阅人。

三) 文件共享：单位文档按岗位职责对指定的人员开放共享权限，拥有共享权限的人员可监控对应流程从发起到结束的全部动态。

第三章公共信息管理。

九、公告分类及发布管理。

一) 公告分类及发布权限。

1. 行政管理公告，发布权限：

2. 制度检查公告，发布权限。

3. 财务公告，发布权限：

4. 检查通报栏，发布权限：

5. 生产公告，发布权限：

6. 安全专栏，发布权限：安全专员。

二) 公告发布要求：

1. 公告发布人对所发布的内容负直接责任，部门领导负管理责任。

2. 公告需报经分管领导审批后方可发布。

第四章应急处理。

十、系统故障应急处理，1. 系统故障导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知行政人事部，行政人事部尽快组织有关单位查明原因，排除故障；

2. 系统管理员确认系统故障无法在24小时内恢复正常的，相关业务流程以纸质文稿审批；

3. 所有表单文件对应纸质文件由行政人事部负责收集、保留。

第五章考核管理。

十。一、考核。

1. 超时办理，每次扣款20元；

2. 出现违规签批，每次扣款20元；

3. 未按时限要求发起流程，每次扣款20元；

4. 主管领导、分管领导对业务流程把关不严，让不合理、不合规的流程进入下道工序的，每次扣款20元；

5. **时长或次数未达要求，一周内超过1次的每，每次扣款20元；

6. oa系统中已有固定的流程模板，在工作中却不使用的，每次扣款20元；

7. 危害系统安全，侦测、盗用他人账号和密码等信息，刺探服务器配置和数据库信息，上传病毒文件，每次罚款200元；造成oa系统运行中断或其他损失的由公司另行处理。

8. 违反制度其他规定，或未尽到制度规定的相应职责，视情节轻重处20-200元处罚。

OA运行管理制度

电梯安全运行管理制度

电梯日常运行管理制度

公司请假暂行管理制度

其他用户还读了