从2 0世纪80年代开始，为了顺应国际**高速发展的趋势，以及满足客户对服务水平提出的更高要求，企业开始将采购环节视为**链管理的一个重要组成部分，通过对**链的管理，同时对采购手段进行优化。在当前全球经济一体化的大环境下，采购管理作为企业提高经济效益和市场竞争能力的重要手段之一，它在企业管理中的战略性地位日益受到国内企业的关注。
采购管理作为物流管理、**链管理的重要组成部分，越来越受到人们的普遍关注。在现代中小型型企业中，采购活动长期未得到足够的重视。低效的采购管理是造成低收益的重要原因之一。
采购管理的主要内容包括采购物料、采购活动及其对企业生产经营活动造成的影响。
在海川工具****实习期间，发现该公司还在用人工进行采购管理，不仅烦琐而且容易出现错误，甚至有时候出现错误也不好找出漏洞在哪。一个优秀且具有竞争能力，蒸蒸日上的企业要有良好的采购系统，在生产运作过程中将部门采购需求转成采购订单，并根据所选择的不同**商而分别交给不同的业务员，进行有效采购。据专家大量统计表明，采购物资在产品成本中比重高达60%--70%。
因此，要想在日趋激烈的市场竞争环境中，尤其是在进入wto之后所面临的全球化竞争中，不断提高企业的盈利水平和竞争能力，有效降低采购成本应是中国企业的当务之急。
海川公司的采购管理体制尚不完善，依然采用手工方式操作，比如在更改定单状态和更新**情况下，会由于沟通不及时而影响生产流程的正常运行，从而影响企业效益。而且用电脑操作节省人力，节约时间，快速准确，查找方便，可靠性高，存储量大，保密性好。在一定程度上节省采购成本由此可见，采用采购管理系统比用手工管理使库房管理更具有科学性、规范性。
而且使采购管理更具有透明性，公开性，企业的形象也随之提升。因此采用系统管理对于企业的长远发展有着深远的意义。
该系统采用生命周期法自上而下来对系统进行设计与开发，预计开发成功后可以为企业提高生产效率，降低生产成本，在一定程度上将采购流程简化。
海川工具****创立于2001年，其主要成员都是长期从事金刚石制品行业的技术、管理和销售骨干，现有员工180余人，本科以上学历21人占总人数比例约11%，专科以上学历38人占总人数比例约21%，工程师及以上职称15人占总人数比例约8%，其他各类专业人才56人占总人数比例约31%。
该公司主要生产销售用于切割各类石材、混凝土、玻璃钢、陶瓷等非金属硬脆材料的金刚石圆锯片；打磨上述材料用的金刚石磨片、磨盘、磨轮；切割沥青或混凝土路面以及各种水泥制品的马路锯片；用于安装工程和建筑工程的金刚石薄壁钻头。共六大门类、一百多个规格、上千个品种和几十个专业品牌，年生产能力小锯片500万片，马路锯片10万片，石材片5万片以及金刚石薄壁钻头10万只。产品综合性能已跃居国内同行业前列，产品畅销全国，部分产品已批量出口。
海川公司作为一个中型生产型企业，其采购管理体制尚不完善，在实习过程中发现该公司依然采用手工方式操作，生产部门缺货将所需原材料记录下来，拿到生产中心，然后生产中心再编制计划报送采购部，采购部根据库存情况编制采购计划，总经理签字后实施。非生产材料物品则有各部门编制计划报送综合办，综合办再根据实际情况编制采购计划和资金计划，总经理签字后实施。这在时间和人力上都会产生一种不必要的浪费，令采购成本增加。
又比如在更改定单状态和更新**情况下，会由于沟通不及时而影响生产流程的正常运行，从而影响企业效益。
在实际调研中，我们主要通过座谈、询问及发放征询意见表等方法来了解他们对采购管理信息系统的需求情况。主要了解的对象有：采购人员，**部门，生产部门和财务部门。
海川公司目前采购管理体系存在的主要问题是：第一，采购管理工作缺乏规范性，随意性强，这一点以后要严格把关，不能太主观。第二，部门之间信息交流少，信息渠道不畅，工作不易协调。
第三，数据处理手工操作，工作量大，出错率高。因此，建立一套采购管理信息系统势在必行。
采购部组织结构图如下图所示：
可行性分析是通过了解用户的要求及现实环境，从技术、经济和社会因素等方面研究并论证本软件项目的可行性，编写可行性研究报告，制定初步项目开发计划。它的任务是明确应用项目开发的必要性和可行性，看其是否满足系统目标的要求及其可能带来的经济效益和社会效益。
在管理方面，海川公司制度完善，员工规范管理的意识也很强，所以新系统的推行不会有太大困难。该管理信息系统的实施可以令采购管理更方便、快捷，减少人工工作的失误，提高工作效率，简化交易程序。
这方面的问题可以从软件和硬件方面考虑：
1）硬件方面，海川公司各部门均配备486电脑，系统配置较高，且普通微机目前处理速度也达到3g以上，加上双硬盘的使用，完全能够满足需要。组建局域网可以请专门负责这种业务的公司来完成。
2）软件方面，目前市场上用于开发管理信息系统的软件较多，技术都很纯熟，该系统采用vb作为开发语言，因为其具有高度集成化的开发环境和调试工具，并对数据库编程有强大的支持。vb是一种可视化的面向对象的编程工具，很多时候无需编程，就可以完成很多步骤。而且在vb中引入了控件的概念，在windows中控件的身影无处不在，各种各样的按钮、文本框、无线钮，都是控件的种类，vb把这些控件模式化，并且每个控件都有若干属性用来控制控件的外观和工作方法。
这样就可以像在画板上一样，随意点几下鼠标，就可以生成一个按钮，而这些在以前的编程语言下是要经过相当复杂的工作的。因此，vb对于初开发系统的工作人员很适用。
在经济上，该公司成立5年以来，年利润一直呈上升趋势，从硬件购置上讲，目前微机**比较便宜，而且有下降的趋势，并且开发本系统所用软件比较普遍，**低廉，在市场上就可以买到。用于建设局域网的工具和网线等**都不贵，对于一个中型企业完全可以接受。因此，海川公司有充裕的资金来完成该系统的建设。
综上所述，海川公司在技术方面，经济方面和管理方面均具备条件，因此设计采购管理信息系统是可行的。
系统开发的总体任务是实现采购管理信息的系统化、规范化和自动化管理，减少工作量，提高工作效率，增强可靠性。公司希望该系统达到以下几种基本的目的：
1）可以在采购管理系统中录入采购订单基本信息，**商基本信息，产品**、名称信息，退货单基本信息等。
2）可以随时修改以上输入的信息，更改采购订单和退货单信息，并能随时更改订单状态。
3）可以随时查看采购订单和退货单的商品出入库情况。
4）可以按商品名称、类别和采购人员统计和查询采购信息。
5）可以对系统内部信息进行备份，防止数据丢失。
本系统主要结合海川公司的实际需要来进行设计，预计该系统实施后会为公司降低生产成本，提高生产效率。
业务流程说明：首先由采购部向**商发出采购订单，**商根据订单向公司发货，经质检部检验，检验合格者入库，不合格者则直接向**商退货，**商将购货发票发给财务部，同时采购部根据库房发过来的实收产品数据和采购数据单核对后生成货款单，并交到财务部，财务部经过核对，向**商付款。
系统业务流程图如下：
根据对现行系统的分析，以及客户需求确定目标采购管理信息系统的数据流程描述如下：
确定采购目标后，由采购部门编制采购计划，并生成采购订单，将采购订单发给**商。并且，采购部将采购订单副本发到库房，以供收货时核对。
**商将发货单发送到质检部，根据质检标准，合格产品入库，不合格产品清单由质检部生成退货单发往**商。
**商将购货发票发给财务部，同时采购部也将货款单发给财务部，财务部经过核对，向**商发送付款清单。
由于数据流程图只是对数据处理及彼此之间的联系进行说明，未对数据的详细内容及加工过程进行说明，而这正是数据字典所要表达的。它能将数据流程图中全部数据流及其组成部分的数据元素、数据存储、数据加工等描述清楚，便于后序工作——系统设计的进行。
数据字典的功能 ：对数据流程图中的各要素予以定义； 保持数据字典中数据的统一性与完整性； 通过数据字典有助于设计数据库， 对数据流程图中各要素的关系，可以通过数据字典作合理性与统一性的检查。有助于自动生成或手工编写程序中的数据项或记录的描述。
合理进行编号。
外理逻辑---p
数据流---f
数据项---i
数据存储---d
外部实体---s
数据项：数据元素条目：
1）元素编号：i01
元素名称：商品编号。
简述：与商品名称结合，标识商品属性的**。
类型宽度：整型，10位。
2）元素编号：i02
元素名称： 商品名称。
简述： 与商品编号结合，标识商品属性的**。
类型宽度：长整型
3）元素编号：i03
元素名称：**商编号。
简述：用来识别并选择客户的依据。
类型宽度：整型，15位。
4）元素编号：i04
元素名称：**编号。
简述：描述商品**的数据项。
类型宽度：整型，11位。
5）元素编号：i05
元素名称：单价。
简述：描述物品单价的数据项。
类型宽度：浮点型。
6）元素编号：i06
元素名称：采购订单编号。
简述：描述订单属性的**。
类型宽度：整型，12
7）元素编号：i07
元素名称：采购退货编号。
简述：描述退货商品内容的数据项。
类型宽度：字符型。
8）元素编号：i08
元素名称：购买数量。
简述：描述所购商品的数量多少。
类型宽度：字符型。
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