办公室管理简答题总汇

电大《办公室管理》历年试题“简答题”汇总。

04年1月）

1．文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？参***：

1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；(2)参谋作用；(3)补缺作用；(4)增进关系作用；(5)适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；(6)适时。考虑时机；(7)适地。

看场合；(8)适度。要注意掌握分寸。

2．什么是文书的立卷特征？通常可以按照哪几种特征立卷？参***：

1)文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；(2)按问题特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文种特征立卷；(5)按时间特征立卷；(6)按地区特征立卷；(7)按通讯者特征立卷；(8)在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。（05年1月）

3．来信受访的范围包括哪些？受理与处理的程序和基本要求是什么？参***：

1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。(2)及时拆封。

拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。

(3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。

(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。(5)认真处理。

处理信件：应。

该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。

复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。

4．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？参***：

1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。

(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告；(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是……。

4）一定要简短、扼要、流畅；(5)如报告过于复杂，应事先以5w2h的原则检查是否有遗漏；(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。（05年7月）同（08年7月）（06年1月）

5、文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？参***：

有电子提示系统和人工提示系统（2分）电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分）人工提示系统的做法：

设置基本办公日程表（1分）、固定活动日期一览表（1分）、使用提示性备忘录（1分）、准备约会表（1分）、准备特殊提示卡（1分）、准备交往文件（1分）。

6、提高会议效率可以有哪些做法？参***：

遵循法律法规（1分）、合理确定会议目标（1分）、确定必要的与会者（1分）、减少会议数量（1分）、缩小会议规模（1分）、简化会议程序（1分）、缩短会议时间（2分）、控制会议经费（1分）、分析会议成本（1分）。（06年7月）

7.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？参***：

1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间、结束时间）；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。

8.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？参***：

1）清楚地知道在所说的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点；（2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机；（3）偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等；（4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服；（5）主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等；（6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用另对方反感的言词；（7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己）；（8）不可伤害对方的自尊心。（07年1月）

9．什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？参***：

1)受意是文员接受和领会上司意图。(2)一种是直接受意，另一种是间接受意。(3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。

但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。

注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。

接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

10．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。参***：

1)版头、发文字号、印刷顺序号。(2)密级、紧急程度。(3)签发人姓名。

(4)公文标题。(5)主送机关。(6)正文、附件。

(7)发文机关、成文日期、机关印章。(8)注释、阅读(发送)范围。(9)主题词。

(10)抄送单位、印发说明。（07年7月）同（06年7月）（08年1月）

11.单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？参***：

1)单位印章、套印章；（2）钢印、领导人签名章、其他印章；（3）刻制公章有两种情况；一种是由上级主管机关刻制颁发；（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。

12.按照2000年《***行政机关公文处理办法》的规定，***规定的行政公文共有几类几种？参***：

1）命令（令）；（2）决定；（3）公告；通告；（4）通知；通报；（5）议案；（6）报告；（7）请示；（8）批复；意见；（9）函；（10）会议纪要。（08年7月）

13.文员根据单位需要向外或向内发文，需要一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。参***：

1）拟稿；（2）核稿；是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。（3）签发；是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出。（4）编号；已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。

（5）缮印；对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷。（6）校对；指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。（7）用印；是指在完成的文件上加盖机关印章。

（8）登记；（9）分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。14.

文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间地点时要注意什么？参***：

1）要获得上司的许可；（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再怛大会给对方的文秘人员以确认；（3（要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、餐会等）、所需要的时间等等；（4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应该准备约会所需要的文件资料。（5）周一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；（7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；（8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

（09年1月第2题同06年1月）

15、什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？参***：

文员的挡驾方法是指：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的**，由文员出门阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可。

主要的挡驾法有：

1）**挡驾。上司不愿接的**，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的**，要另约时间，或将内容转告。

（2）来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。（3）会议、活动挡驾。

对必必要的会议和活动，文员要替上司委婉地谢绝。

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