1、 目的。
为了规范人事档案管理过程，实现人事档案管理统一标准、统一模式，从而提高档案管理质量，为人事运用提供有效参考，特制定本制度。
2、 适用范围。
佳兆业物业管理公司本部及各下属分公司。
3、 原则。
统一领导、分级保管、分级查阅的原则，确保档案的齐整性和保密性；
4、 职责。
4.1 本部人力资源职能部门。
4.1.1收集、整理、立卷、保管本部员工档案、备案下属分公司经理助理级（含）以上员工、人力资源管理人员、财务人员、（助理）秩序维护主任的人事档案复印件。
4.1.2负责所保管的员工档案的借阅、移交和销毁工作。
4.1.3监督各下属分公司的人事档案管理工作。
4.2 各下属分公司人力资源职能部门。
4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服务中心a系列员工的人事档案。
4.2.2负责人事档案的借阅、移交和销毁工作。
4.2.3监督各物业服务中心的人事档案管理工作。
4.3 各物业服务中心。
4.3.1收集、整理、立卷、保管各服务中心b系列员工的人事档案。
4.3.2负责b系列员工人事档案的借阅、移交和销毁工作。
5、 内容。
5.1人事档案管理流程。
5.2 人事档案资料包括。
职位申请表、个人简历、员工劳动合同、劳动合同签署声明、体检表、身份证、学历和专业资质证书、验证证明、离职证明、规章制度培训确认、发放工资的银行卡、奖惩记录及各种签批的人事异动、薪资、培训等文件。
5.3 档案编码。
5.3.1档案编码按服务中心、部门、员工工号进行编码。
5.3.2 e-hr系统中的员工工号为档案编码号，假如水岸新都一秩序维护员员工工号为a.00012,则此员工档案编码号为：“水岸新都秩序a00012”。
5.4 档案查阅权限
5.4.1物业公司总经理、本部人力资源职能部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅所有员工的档案。
5.4.2各分公司总经理、人力资源部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅分公司所有员工的档案。
5.4.3各服务中心负责人可查阅其下属b系列员工的档案。
5.4.4 其余员工或管理人员不得查阅员工人事档案。
5.5 人事档案借阅手续。
由借阅人填写《档案借阅申请单》，报人力资源职能部门/分公司（服务中心）负责人核准并备案。
5.6 档案调动。
跨公司调动， 在接到有关通知文件后5个工作日内，由该员工原所在公司人力资源职能部门将该员工的档案原件装袋、贴好封条、并由封袋人签名，填写《档案移交清单》一式两份，传递至被调住公司人力资源职能部门签收，并返还一份由原公司人力资源职能部门备存。
5.7 离职员工档案。
5.7.1离职员工档案与在职员工档案分开管理，按月整理统一存放，离职员工档案保存期为该员工离职后2年，并确保资料完整无缺，离职人员档案不得取回。
5.7.2离职员工档案满2年后，由人事档案管理员呈报《档案销毁审批表》，报人力资源职能部门负责人——人力资源职能部门分管高管——总经理审批后，进行粉碎处理。
5.8严格人事档案的收集、管理及保存，保持机密，档案应由人事管理员/主管保管。如出现档案信息外泄，将追究人事档案管理员及人事负责人、分管高管的责任。
5.9各分公司人事档案管理员收到其他公司/服务中心移交的档案后，必须检查封条是否完好，按《档案移交清单》进行清点再存档。
5.10人事档案的保管应严格按照统一的归档标准分类，按服务中心、部门、工号分类存档，目录清楚、编列有序、装订规范。
6、 附则。
6.1本制度由物业公司本部行政及人力资源部修订，解释权归本部行政及人力资源部所有，自颁布之日起执行。
6.2附件
佳兆业物业管理公司。
本部行政及人力资源部。
二○○九年八月四日。
人事档案管理制度
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档案管理制度
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建立档案管理制度
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