通过近几年来对我省治淮东调南下续建工程档案管理工作的实践，对工程档案资料在形成过程中常见的问题及不规范行为进行归纳，大致有以下方面：
一）、开工资料不完善。
监理工程师对于拟开工工程有关开工资料的审查，是承包人开工后能够保证质量的前提下连续施工的关键。开工前，承包人必须提交包括“开工申请单”在内的开工资料，经监理工程师检查合格后，下达“开工令”，承包人才能开始正式施工。但施工过程中常常有以下资料不完善的情况。
1、开工资料中缺少水准点交验资料、水准点复测及闭合差计算资料、测量控制网资料；纵、横断面测量记录签字不全；试验仪器报验不全、缺少鉴定证书；缺项目经理、总工变更文件及资质证书、监理有漏签字现象等。
2、由于工期紧张、施工单位技术人员少或素质低，进场后迟迟不能完善开工资料，造成工期滞后、设备人员闲置。迫于建设单位压力，总监在开工资料未完善情况下签发“开工令”，造成边施工边完善开工资料的现象。
3、投标书上项目经理、技术负责人不能到位履行职责，建设单位未同意变更。开工资料缺少项目经理签字，进场人员无法正常报验。
4、设计单位未按程序进行水准点交验或提供的水准点位置、数据不准确，使原始断面复测、铺工放样工作无法进行，相关资料无法归档。针对以上问题，采取以下方法处理：
开工资料未按要求归档，是由于承包人不清楚开工资料完整内容造成的。承包人进场后，监理部及时签发监理通知，明确资料分类标准要求，建立卷内目录，按归档内容包括招投标文件、施工合同、工程设计、开工资料、施工日志、来往文件、会议纪要、自检、抽检、分部验收资料、支付资料、影像资料及其他资料等；进场主要人员报验单；机械设备报验单包括实验设备合格证和标定证书；包括质量保证体系、安全保证体系在内的施工组织设计；图纸会审与设计交底；项目划分方案；水准点交验复测、测量控制网资料；断面复测原始测量记录、断面图、工程量计算表资料等。根据上述情况，现场监理对承包人实行监帮结合，具体指导，抓紧完善开工资料。
二）、施工日志和监理日志普遍存在的问题：
1、对日志不重视，填写不认真，字迹潦草，错别字连篇，词不达意，填写人员不固定，甚至由记录人签其他人姓名的情况，或者记录人未签字。施工或监理日志是工程实施过程中的原始记录和最真实的工作依据，是工程建设状况的综合反映。担负着记录工程质量、进度、投资控制的重任，是处理索赔与反索赔的有效性、真实性的支持性资料，是工程建设档案的重要组成部分。
监理日志作为监理的工作跟踪资料，同时又是监理的工作量及其价值的体现。因此其内容必须真实、全面，要求字迹清晰、语言简练、表达适当。同时，日志是反映施工、监理单位综合素质的窗口，要求书写工整、用词规范、严谨，具有一定的专业水平。
施工日志应由项目技术负责人填写，监理日志应由监理工程师填写。
2、气象情况填写不完整。气象与工程质量有直接的关系，例如温度对砼及砂浆强度的增长速度有明显的影响；冬季土方填筑在温度低于-5℃时严禁施工；而下雨则会影响砂、石的含水率，关系到砼、砂浆的配合比，进而影响其强度；基础开挖、土方填筑、坦石排整等工程进度会受雨量影响，施工合同中对因异常天气情况产生的停工索赔有着明确的规定。因此施工日志和监理日志除写明日期外，还应详细记录当日天气情况。
3、格式不统一。以前由于施工日志监理日志均没有固定的格式，不同监理单位使用的格式也不同。《监理规范》明确规定了监理日志的格式，并规定“总监理工程师应指定专人负责填写项目的监理日志。
另外，每位现场监理人员应有个人的监理日记”。监理单位可根据监理日志的格式制定相对统一的施工日志格式。
4、施工日志和监理日志不一致或高度一致。一种情况是，施工日志与监理日志所记录的气象、施工情况、验收情况等内容不一致，必定有一方日志中反映的内容不真实。这是记录人不负责造成的，查阅工程资料很容易更正。
另外一种情况也不少见，即施工日志与监理日志高度一致，这也是一种不正常的行为，往往是由于相互抄袭造成的，致使内容不全面、不真实。
5、监理日志内容不完善、重点不突出。施工日志主要记录人员、机械、施工、验收等情况，而监理日志作为监理单位工程建设监理的重要的原始资料之一，是监理工作状况的综合反映，是监理的工作量及价值的体现，有利于建设单位更好地了解监理工作的服务内容与监理工作的业绩，从而更好地支持监理工作。监理日志记录内容除反映施工情况以外，还要反映监理的工作情况，比如校测断面情况、计量工程量、安全检查、协调关系、发布文件、巡视检查、跟踪检验、平行检验等。
6、记录内容不具体，过于简单。例如：
有的日志上记录“今天工地施工正常”，但对进行了何部位的施工、存在的问题、质量检查等却记录不全，反映不出施工的全面情况；
记录“查看土场落实情况”，对土场落实的结果、土场位置与设计是否相符未作说明；
记录“检验设计单位提供的水准点”方面。查验设计单位提供的水准点应由建设单位、监理单位、设计单位、施工单位等各方代表参加，其详细位置、高程(高程系)等情况均应说明；
记录“停工”方面。停工应记录停工的原因、停工的时间、复工时间；
疏浚工程中记录“排泥管线安装×米，累计×米”方面，应记录×号船管线当日安装×米，施工桩号位置，累计安装×米；
记录“当日办理工程进度款”方面，应注明支付工程款证书号，该次支付的项目、工程量，该次支付的金额、累计支付、扣除保留及预付款情况；
记录“收到监理通知”方面，应注明文号、内容摘要，在以后的日志中要记录监理通知的落实、回执情况；
记录“进水泥×吨”方面，应注明所进水泥的生产厂家、标号、出厂合格证、材料报验及复验情况；
记录“上级领导检查工作”方面。应反映部门、职务、姓名、检查内容以及要求；
记录不及时。当天没有记录，过一段时间只有些“回忆录”，疏漏就在所难免；
其他问题。日志中对施工出现的问题处理资料不闭合；一连几天记录“与昨天情况相同”等类似的日志记录方法起不到档案资料的作用。
7、施工日志和监理日志应从以下方面的内容并由指定的专人负责填写（供参考）：
当日水文与气象（气温、晴、雨、雪、风力）等情况；
当日施工的部位、施工内容与施工形象及完成工程量；
施工单位项目管理人员、质检人员、主要技术人员到位情况；
主要材料进场、质量评价及施工情况；施工机械投入、运行和设备完好情况；
施工质量检验和安全作业情况；施工作业中存在的问题和处理情况；
作业面劳动组织和主要技术工种人数投入情况；监理指令内容及回执落实情况（包括口头指令）；
开工时间、竣工时间、单元工程、隐蔽工程、分部工程验收情况、支付情况等；
收发文及落实情况以及其他活动内容包括会议、上级检查等。
三）、施工质量评定资料常见问题。
1、水利工程施工质量评定表填写基本规定：
单元（工序）工程完工后，未及**定其质量，并按现场检验结果如实填写《评定表》；现场检验应遵守随机取样原则。
文字书写应工整、清晰；数字和单位应采用阿拉伯数字，单位使用国家法定单位，并以规定的符号表示（如：mpa、m、m2、t…），合格率应百分数表示，小数点后保留疑问，如果恰为整数，则小数点后以o表示；如95.0%；
改错：将错误用斜线划掉，在其右上方填写正确的文字（或数字），禁止使用改正液、贴字重写、橡皮擦、刀片刮或用墨水涂黑等方法。
表头填写。单位工程、分部工程名称，按项目划分确定的名称填写。单元工程名称、部位：
填写该单元工程名称（中文或编号），部位可用桩号、高程表示。施工单位：填写与项目法人（建设单位）签订承包合同的施工单位全称。
单元工程量：填写本单元工程主要工程量。检验评定日期：
年—填写4位数，月—填写实际月份（1～12月），日—填写及时日期（1～31日）。检验记录。文字部分记录应真实、准确、简练。
数字记录应准确、可靠，小数点后保留应符合有关规定。
设计值按施工图填写：实测值填写实际检测数据，而不是偏差值。当实测值较多时，可填写实测组数、实测值的范围（最小值～最大值）、合格数，但实测值应作为**附件备查。
评定表》中列出的某些项目，如实际工程无该项内容，应在相应检验栏内用斜线“/”表示。
评定表》从表头至评定意见栏均由施工单位经“三检”合格后填写。监理人员复核质量等级时，如对施工单位填写的质量检验资料有不同的意见，可写入“质量等级”栏内或另附页说明，并在质量等级栏内填写质量的等级。
表尾填写：施工单位是指承包人施工项目部，若需盖章，承包人加盖项目部公章。
2、工程档案资料中常见的问题
主要表现在格式不统一，填写不规范、填写漏项、未盖章等。如：
质量评定表中，实测值的单位与设计值单位不一致；
工序评定表或单元工程质量评定表中全部用计算机打印。评定表检查项目中的检验记录和检测项目中的实测值等，一般要求用手写，如果用计算机打印，必须将原始记录附在后面；
堤防填筑单元工程干密度检测表，分层碾压土样取土深度不满足要求；单元工程干密度检测表中，只有取土部位和高程，未反映取土深度。特别是建筑物回填土检验记录或评定表中，原始记录资料全部用计算机打印，资料的真实性差。有的填土厚度过大，超厚现象。
干密度的检测记录中，同一土样盒号，其盒子重量不一致，直接影响含水量和干密度结果，反映资料的真实性差；
建筑物回填土缺少碾压实验报告和击实实验，如果参照附近料场，应作说明。回填土干容重检测记录不完整，只有成果表，缺少试样原始记录；
焊接单元评定**不一致，保证项目内容不全面；
沉降记录方面，有的缺少观测资料，或者记录不符合客观规律，数据真实性差；
签字栏有的未签字或未签日期，有的用纯兰笔水签字；原始测量资料用铅笔记录，未作处理。
在分部工程和单位工程评定中，有的片面追求百分数，缺少真实性；泥结石路面，设计中未对干密度指标，水保、观测设施满足设计要求，也只有合格等级。
3、工程报验单填写方面，常有这样的填法和问题：
按合同和规范要求，已完成“（桩号）基础处理工作”并经自验合格，请予检查。规范地写法是：按合同和规范要求，已完成“基础处理分部工程第×单元工程”并经自检合格，请予检查。
工程地点及桩号、具体部位均填写桩号。工程地点及桩号应该填写单元工程桩号，具体部位填写“堤防边坡、基础”。
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