实物档案是指单位或个人在各项活动中形成的，对国家和社会有保存价值的物质实体为载体的历史记录，是宝贵的文化遗产。
实物档案除了具有档案的基本特点――原始记录外，其突出的特点就是鲜活性和直观性。鲜活性是指它摆脱了纸质档案的古板和枯燥，活灵活现、千姿百态的呈现在人们面前。直观性是指它不像纸质档案那样，只有阅读才能明白，而是让你一目了然。
而它的作用和价值更是纸质档案所难以替代的。实物档案如果与相应的文字相结合，更能极大的提高其本身的作用和价值，所以说实物档案的价值是不能用金钱来衡量的。
一、做好实物档案的管理，要建立集中统一管理体制。
各单位要统筹规划、组织协调，应明确有关部门及档案室负责对单位实物档案进行统一管理，在业务上接受上级档案行政管理部门的监督和指导，建立健全本单位实物档案管理制度，把收集实物档案工作列入单位和各级部门职责，把实物档案的收集和归档工作列入处科室和人员的考核范围。并对处科室进行实物档案管理工作的监督和指导。根据《档案法》的有关规定，对在实物档案工作中做出显著成绩的单位和个人，给予表彰和奖励。
反之，对违反《档案法》的行为，应根据《档案法》的有关规定给予处罚。
各单位档案室应配备足够的实物档案专用库房和专柜进行保管，确保实物档案的完整、安全和有效利用。
二、做好实物档案的管理，要明确归档类别和范围。
实物档案应根据不同性质或载体分别进行分类。分类一般由大类、属类组成。大类可按实物档案的性质分为荣誉、徽章、礼品、产品等类别，属类可按照载体再进行细分，如荣誉类再分成锦旗、奖杯、奖牌等属类。
实物档案较少的单位，也可不分类。
1、荣誉类：单位和单位负责人以及各部门在各项工作活动中获得的荣誉，如锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书、光荣册等。
2、徽章证书类：机构成立、撤销、合并、更改名称后使用和停用的牌匾、牌照、胸章、印章、纪念章、证书及有代表性的工作证件和复印件等；单位法人离职后，其在该单位所用的个人印章；更新前的单位法人证书、营业（执业）许可证、组织机构**实物等；反映和佐证本单位、本行业重大活动、事件的凭证或英模人物使用过的物品等，如单位资产证、房产证等。
3、礼品书画文稿类：公务活动中接受的有纪念意义和凭证作用的纪念品、工艺品、字画及具有特色的物品等，如领导专家和名人的书法、绘画作品、著作、题词及其它手迹等。
4、名优产品类：本单位开发研制的专利和第一批生产的、获奖的、易于保存的名优产品的模具或样品。年代久远不易保存的产品可用包装代替。
5、其他物证类：与本单位社会职能有关的有参考凭证作用的实物，例：本单位重大建筑项目的模型实体；单位旧的牌匾等。
6、其它有纪念意义和保存价值的实物。
三、做好实物档案的管理，还应明确存档要求和时间。
1、存档要求。
1）各项公务活动中形成的、国内外友人或单位馈赠的，不论何种载体，均属于单位所有，任何人不得据为己有。由于特殊原因，应存档的实物确需在有关部门暂保留的，应先将存档实物移交档案管理部门拍照登记，并办理借用手续。本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照存档。
2）各单位应加强对散失在个人和处室中的实物档案的搜集、征集工作。无论集体所有和个人所有的，对国家和社会具有保存价值的实物档案受国家法律保护，档案所有者都应当妥善保管。任何部门和个人不得随意将实物档案损坏或转送他人。
需要向国内外组织或个人赠送、交换、**或复制时，必须上报单位分管领导审批。
3）内部机构撤销或合并，应及时将实物档案整理登记，妥善移交档案室，不得散失。
4）收集实物档案时，应同时收集与其相关的其它载体的档案材料，保持它们之间的有机联系，确保收集完整。
5）存档的实物要保持整洁、无破损。存放实物档案的库房和橱柜应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色。并定期检实物档案的保管情况。
易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护，确保实物档案完好无损。珍贵的或不易搬运的实物档案，可提供实物档案**使用。
6）各单位档案部门，应充分运用先进技术手段，积极开发实物档案住处资源，配合各项工作开展。
2、归档时间：对外往来公务活动形成和接收的实物，如荣誉类、礼品书画文稿类等，主办和承办单位及时向本单位档案部门提供信息，并在活动结束后2个月内，将所形成的属于医院所有的实物档案和其他档案材料，及时归档到各主管部门；徽章、牌匾等其他物证类待停用后2个月内，仪器设备报废后2个月内，各主管部门及时归档，不得散失。所有应归档实物均于次年与文书档案同时移交医院档案管理。
四、做好实物档案的管理，要及时做好需归档物品的整顿编号工作。
按分类进行整理和编号，并在不影响实物品相的合适位置粘贴标签，填写档号。其中与其它（文字）载体材料有联系的应编写互见号或互见卡。归档实物的档案一般由全宗号、类别号、件号组成（不进馆单位全宗号不填）。
归档实物的档号可根据具体情况采用以下两种格式：
格式一：全宗号—类别号—件号（实物档案多的单位）
格式二：全宗号—件号（实物档案少的单位）
归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、序号、年度、件号、保管期限、类别、数量、载体类型、规格、机构科室、题名、实物**、颁发日期、奖项等级、存放位置、互见号、备注、交接人等项目。
实物档案目录应装订成册并编制封面。实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别等项目。其中全宗名称为必填项，实物类别为可选项。
归档的实物当拍照归档，所拍数码**标注档号和简要文字说明，做为检索工具，以保护原件。
实物档案管理办法
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