永宁煤化〔2012〕13号。
伊犁永宁煤业化工****合同管理办法。
公司各单位：
为进一步加强公司对外签订经济合同（协议）的管理，规范经营管理行为，有效维护我公司的合法权益，根据国家有关法律法规，结合公司实际，特制定本办法。
一、成立合同管理领导小组。
组长：董事长总经理。
成员：矿其他领导及各科室负责人。
合同管理领导小组下设办公室，办公室设在企管科，办公室主任由企管科科长兼任。
领导小组严格按照集团公司及新疆公司有关规定，负责本公司权限范围内的物资采购、工程发包、外委维修加工等对外经济活动的**议定、公开招标、合同审定。
二、成立合同管理监督小组。
组长：党支部书记。
成员：综合部部长保卫科科长。
按照集团公司及新疆公司有关规定，全程监督对外经济活动，对不符合对外经济流程的事项禁止并提出警告。
三、程序。业务部门对所要商谈的合同业务项目事先填写合同立项表（见附件1），报分管领导及合同领导小组组长审批后报企管科，并在谈价前整理好所谈项目资料和做好询价等工作（填写附件2），报企管科备案。企管科负责收集需谈判的合同业务项目资料，确定谈价乙方，并审核谈价乙方资质，在做好一切准备后，组织召开会议，承办业务部门负责人和具体经办人必须到会，会议必须有三分之二以上成员参加方为有效。
会后企管科要根据会上确认**及时整理会议记录。
四、合同拟定的责任部门。
根据业务性质，由分管业务的部门负责申请立项，牵头进行市场调研、询价，参与项目的对外谈判，根据谈判的意见拟定技术协议和合同草案；业务归属管理不明确的由领导指定主办责任部门。一般原则是物资采购、加工制作类合同的主办业务部门为**科；煤炭销售类合同的主办业务部门为销售科；土建、租赁类合同的主办业务部门为企管科；设备、机电配件加工、机电维修类合同的主办业务科室为机电科；劳务、办公用品、劳保用品类合同的主办业务科室为综合部；地质勘探、防治水工程、矿建工程、矿建技术类合同主办业务科室为生产技术科。
分管业务部门起草的合同草案（含技术协议）要严格遵守法律、法规和有关规章制度，做到标的明确、平等互利、内容齐全（合同的主要内容应包括：质量条款、运输方式及费用、标的物及价款、付款方式、纠纷解决方式等）、条款完备、责任明确、用语规范严密，尤其是对技术质量条款要严格把关。一般情况下，合同条款中的履行地、签订地、纠纷解决方式均要有利于公司为原则进行签订，特殊情况要报公司主要领导同意。
起草好的合同草案（含技术协议）报企管科审核。
合同编号拟定规则为永宁公司和部门英文大写字母缩写+年+月+当月合同排列的序号（三位数），如企管科在2023年7月签订第3份合同，则合同编号为“ynqg201207003”。
五、合同的审核。
企管科要对合同的合法性、严密性、可行性进行审核，提出修改意见，并由主办部门负责完善。
1、合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本《办法》规定；当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。
2、合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。
3、合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。
六、合同签定。
合同一律采用书面形式，由企管科牵头组织涉外经济领导小组成员以会议的形式对是否签订合同进行讨论、确认，并进行合同会签（合同会签单见附件3）。综合部在会签手续完备的合同文本上加盖伊犁永宁煤业化工****合同专用章，签订的合同应由综合部、分管业务部门、财务部及合同签订乙方各持一份。
合同中需另行签订技术（安全）协议书的，技术（安全）协议由业务科室负责起草，分管领导审定。
七、合同的履行1、对依法签订生效的合同，必须全面履行，不得擅自单。
方面变更、自行修改、解除或终止。经双方协商变更合同的内容，应签订书面协议，按正常合同办理手续，作为原合同的附件进行管理。
2、合同虽已签订，但发现存在不公平、重大误解或对方有欺诈行为，严重损害我方利益的，责任部门应及时与对方协商变更或解除合同，并立即采取合法有效的措施，制止危害行为的发生，必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤消。
3、业务主管单位负责组织、协调合同规定的我方义务的全面履行，督促检查、验收、确认合同对方义务的履行；应及时了解、掌握经济合同的履**况，发现问题及时处理，若遇有合同变更、解除等重大事项，应及时向相关部门及领导汇报，并采取补救措施。
4、监督部门监督检查合同履**况，对履行**现的重要问题进行分析，提出意见，并定期向有关领导汇报。
5、财务部根据合同要求及合同履**况按规定进行资金的结算，凡不按合同规定的结算方式办理收款和支付手续的，财务部有权拒绝办理。
6、合同条款中有质保期的，在质保期结束后，由业务主管单位出具质量情况证明，经分管领导和主要领导批准后报财务部，财务部按规定结算质保金。
八、合同预警。
1、建立煤炭销售合同预警机制，当订购煤炭的客户在我公司财务账面上煤款余额约1万元时，财务部要及时向销售科和企管科提出预警，同时销售科通知客户，了解客户是否需要继续执行合同，若需继续执行合同，要催促进行合同的续签及缴纳预付款工作。若客户不需继续执行合同，则在拉煤量执行完毕后，由销售科通知财务部和企管科，三方共同备案。
2、其他合同预警机制，当物资**等其他合同需要续签时，由业务主管部门告知主管领导，审核同意后报合同管理领导小组会审，同意后进行合同续签。
九、其他规定。
1、合同必须按规定程序报批，经董事长或总经理审核签字后，方可加盖公司合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，财务部不得办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担。
2、签字盖章生效后的所有合同，由综合部统一进行汇总、分类、归档、保管。归档后的合同，原则上不外借，确因工作需要了解合同的，经领导同意后，可在现场查阅并做好阅读记录。
3、合同的签订原则上遵循“一项目一合同”，长期采购同类产品的合同可签长期供货合同，合同中确定的采购**，原则上每半年核定一次。在市场发生变化时，合同双方中有一方提出疑意，由公司主办单位提出申请，报公司领导审批后，由对外经济领导小组通过协商、谈判确定新的**，签订新合同。长期供货合同的日常履行以产品定购单的形式进行，合同到期后，应重新立项谈价。
4、因生产（安全）急需经公司领导同意发生的采购项目，由责任部门在三个工作日内按规定补办手续、签订合同。
5、合同标的物只有使用后或只能破坏性实验才能验证其质量的，按合同金额的10%作质保金，并由公司财务部扣除，在使用过程**现质量问题，由企管科组织主办科室、使用单位、供货单位等共同参加分析原因，根据分析情况和影响生产的情况，扣罚质保金，由主办科室督促供货单位按合同要求处置。
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