前台文员岗位操作手册

前台文员工作事项。

一、接听来电。

1.1、 **铃响起，三声响前必须接听**，拿起**首先自报家门，礼貌、温和接听，然后在询问对方来电的意图，问清楚来由清楚转接，如技术销售分清楚售前售后，推销**可礼貌挂断。应具备有**记录本，重要的**应做记录。

1.2、 **内容讲究，应等对方结束谈话再以带着微笑说声“再见”为结束语。对方放下话筒之后，自己在轻轻放下，以示对对方的尊敬。

二、客户来访。

2.1、当有客户来访时，微笑询问找谁，是否预约在**通知当事人前来接见，可安排其入座稍后。

2.2、需给来访客人登记然后放发访客证，此卡为长视电子出入使用，离开时必须请客户归还，登记离开时间、确认是否归还、让来访可签名注销。

2.3、如客户因业务需要出入车间时，必须经过同意后方可出入。

三、快件的接收与分发。

3.1、快递发出本人或委托人亲自填写交往前台，前台文员每日记录单号和发件人、日期和详细地址，每日下午17：30前由快递人员前往公司收取并留底单。

如寄出是公司物品务必提供物品放行条才给予寄出。

3.2、当快递人员送快递到前台，前台需询问是否本人签收或是需要付费，付费需通知收件人付款并签收，如不需要本人签收，可由前台代签并记录快递签收记录表内。

四、会议室管理。

4.1、各部门如工作、学习、培训、会议、客户接待等需使用到公司会议室，需提前4小时（含4小时）向行政楼的前台文员申请会议室使用；临时性（短暂性）会议室使用，如面试、洽谈等，在会议室无正常使用时无需申请安排，直接使用即可。

4.2、各会议室申请登记流程：

先给登记者一份会议室使用申请单，填上然后让部门负责人签名确认，前台在会议室月度使用安排计划表上录入存档，以方便查询，避免发生时间的冲撞。

4.3、使用完毕后前台文员负责对使用后的设施设备、卫生作检查。

五、出差人员飞机票、火车票的预定及意外险的办理。

六、办公室文件的电脑打印及收发。

七、协助完成公司各项大型活动的实施。

八、协助行政专员处理日常事务。