办公室文秘工作说明书。
第一部分岗位规格说明。
一．基本资料。
岗位名称：办公室文秘岗位编码：
所在部门：行政管理部定员标准：1人。
直接上级职系：
岗位分析日期：2012/5/16—2012/5/21
二．岗位职责。
一）概述。在***直接领导下全权负责公司文秘工作；会议通知起草、组织、会议现场筹备、会议记录与整理等会务工作；公司总结汇报材料编写及下属公司总结材料汇总；对外发文核稿，收文管理；公司各种文档资料的收集、整理、分类归档、保管；公司证照保管；制定公司办公室管理相关管理制度。
二）工作职责
日常文秘岗：
1.在公司法务主管协助下起草公司各项管理制度草案，提交上级领导审核后进行修改、拟定；
2.及时、准确地向上级领导和有关人员传达总部及有关部门的通知事项；
3.编写公司总结汇报材料，汇总下属公司计划、总结材料；
4.起草、核定对外发文稿，做好各类行政文件，信函、报告等材料的收发、转递工作，制作、传送文件审阅单及传阅文件；
5.收集、整理公司各类档案资料（人事档案除外）、合同（劳动合同除外）、规章制度文件，分类归档，做好保存工作；
6.做好清退归档资料的登记和立卷工作；
7.公司档案资料的借阅、登记；
8.公司刊物、大事记等的发放；
9.与领导沟通，合理安排领导日程；
10.保管公司营业执照、税务登记证、组织机构**证、基本户银行开户许可证，办理注册、变更、年检手续；
11.保管公司印鉴（财务印鉴除外），登记印鉴使用记录；
12.协助公司领导起草有关行政文件；
13.做好来客接待工作；
14.公司通讯录（**、邮箱）的整理、制作及修订；
会务岗：1.起草并下发会议、培训通知；
2.安排会议室的使用，准备会议资料，布置会议现场；
3.会议室卫生、环境的日常维护与管理；
4.记录会议内容，备份会议资料，并存档；
5.统计培训参加人员名单、人数和部门、职级；
6.租借培训场地，发放培训资料，调试现场设备，准备并茶水；
7.培训期间签到表的设计、印制，及现场签到；
三．其他职责。
完成领导交办的其他临时性工作，并将完成情况及时汇报给领导。
四．监督及岗位关系。
一）所受监督和所施监督。
1.所受监督：办公室主管直接接受行政管理部经理的监督指导。
2.所施监督：
二）与其他岗位关系。
1.内部联系：本岗位与其他部门有；
2.外部联系：
三）本岗位职位晋升阶梯图。
办公室文秘。
四）本岗位横向平移情况。
五．工作内容与工作要求。
六．岗位权限。
1.对办公室工作计划和实施有拟定和建议权。
2.有对上级部门提出合理化建议和意见的权力。
七．劳动条件和环境。
本岗位属于手工工作，室内坐姿结合走动进行，属于较轻体力劳动，工作环境温、湿度适中，无噪音、粉尘污染，照明条件良好。
八．工作时间。
本岗位实行每周32.5小时工时制。
第二部分员工规格要求。
九．资历。1.工作经验：从事文秘工作一年以上。
2.学历要求：大专及以上学历。
十．身体条件。
本岗位要求身体健康，精力充沛，具有一定程度协调力、控制力、调整力和记忆力。
十一．心理品质及能力要求。
1.智力：具有较强的学习能力、理解指令和原理的能力，及推理判断能力。
2.语言能力：口头和书面语言表达流利。
3.具有一定的组织能力、管理能力、计划能力及实施运作能力。
4.严谨、细心，善于发现问题，并能及时作出判断。
十二．所需知识和专业技能。
一） 担任本岗位职务应具备的专业知识和技能。
1.掌握文秘工作相关专业知识。
2.具有一定的外语水平，能够运用英语进行简单的听、说、读、写。
3.具有一定的计算机水平，能够使用计算机办公自动化软件。
4.具有严谨、细心的工作态度，能够保证文档完好归类保存及会务工作顺利进行。
二）招聘本岗位员工应考核的内容。
1．政治思想素质和对文秘工作的热爱程度。
2.计算机操作知识。
3.英语水平。
三）上岗前应接受的培训内容。
1.了解公司整体情况、行政管理部主要职能和责任，熟悉公司和行政管理部现行各种规章制度。
2.掌握行政管理部人员分工情况，了解公司文秘工作情况。
3.协作意识、服务意识。
四）上岗后应继续教育训练的内容。
档案管理知识、秘书知识、写作能力。
十三．绩效管理。
从德、能、勤、绩四个方面对员工进行考核，以领导评定为主，自我评定和同级评定为辅进行，其中领导评定占70%，同级评定占20%，自我评定占10%。
一） 本岗位工作考核的内容。
1.德：良好的职业道德修养，敬业爱岗，忠于职守。
2.能：（1）业务能力：①文秘专业知识和实际运用能力；②处理突发事件的能力、协调能力；（2）管理水平：具有一般的计划、组织、控制、协调能力。
3.勤：出勤率达到98%。
4.绩：（1）是否按工作计划和领导的指令圆满完成工作任务；（2）是否保证公司档案资料的完好保管及会务工作的顺利进行；
二）本岗位工作从时间角度考核要求。
1.定期听取下属人员的工作汇报。
2.每月向行政管理部经理提交书面工作报告1次。
3.根据工作进展情况，随时向行政管理部经理提出合理化意见和建议。
4.每年年初，制定全年工作计划，年末根据工作完成的实际情况，向上级作述职报告。
三）考核结果的分析和反馈。
由上级领导对考核结果进行核实及可靠性分析，以保证考核结果的真实性，并将考核结果与同期指标和工作要求相比较，及时将分析结果反馈给本人。
文秘岗位说明书
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