杨金丽。镇赉县财政局吉林镇赉县１３７
摘要：计算机和网络的出现给我们的工作带来了很大的变化，并且现在科技的发展遂渐的向自动化和智能化方向发展，企业、
单位的办公设备也越来越先进，过去我们都是以纸为媒介进行信息传递，现在都是采用电子文件进行信息传递，一些单位都已经出现了无纸化办公了。所以目前来说，电子文件和电子档案的应用是发展的必然趋势。
关键词：电子文件；电子档案；管理。
在当前的档案管理中，电子文件和电子档案的应用是非常普遍的，纸质媒介的档案数量越来越少，电子档案数量越来越多，面对现在的状况，我们怎么样去做好电子档案管理工作呢？如何让档案事业进一步发展呢？现就**一下电子文件和电子档案管理。
一。掌握好电子文件的特性，是做好档案管理工作的基础电子文件也好，纸质文件也罢，都是用来记录信息和传递信息的媒介。电子文件不同于纸质文件的是无法直观的去看，需要通过计算机或其他显示设备来进行转换，将储存的二进制数据变成我们保存的信息，所以用来储存这些数据的媒介很多，光盘、ｕ盘、磁盘甚至手机也能做到。
两者虽然都是用来记录和传递信息的媒介，但是还是有很大不同的，在产生和归档及其保存阶段都有所不同，纸质介质基本都是手工完成的，而电子文档则可以通过计算机机缩减一些步骤。
．信息与载体的相分离性。
电子文件在传递和复制上比较方便，而且保证的信息的不失真。不像纸质问价那样容易确认原价和复件，这方面就会对文件的真实性、完整性和可靠性造成影响。
．易更改性。
纸质文件在修改之后是会有痕迹的，而电子文件因为是通过键盘输入所以就算修改了也无法察觉，并且电子文件都是存储在电子媒介上，其数据易擦除易修改，一些恶意的计算机病毒会对这些设备造成损害，破坏文件，所以需要解决的问题比较多。
．电子文件的数据易修改、易擦除，因此保存在电子介质上的数据因为操作不当而造成数据的丢失、缺失则会产生非常大的影响，直接影响了电子文件的凭证作用。电子文件的元数据是否完整，会影响对其读取还原的有效性和能否保持原貌。
电子文件在实际工作当中的便利性和缺点都是非常明显的，就像我现在的单位，采用了统一的ｏａ办公系统，文件的各项处理事项都可以再网上进行。单位也有自己的**，来向社会发布信息，比起纸质力公，速度和效率都是非常的快的。但是因为系统在运行过程中电子文件随时都可能被修改，外来的病毒也会对文件造成损害，这样文件的数据安全性就无法得到完全的保证。
通过网络来进行文件的收发传递也会有丢失的情况，这些都是电子文件的特性，无法更改的客观存在。这也是为什么档案部门对于长期保存的文件都会制作成纸质文件来进行归档保存，这样能够避免档案的丢失和损坏，同时还兼顾了电子文件档案的便捷。
二、电子文件的整理。
电子文件的整理是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分ｆ－ｊ类进行清理，为归档做好准备的工作。电子文件整理包括两个层次：
．对分类、排序的组织。
就是按照电子文件的管理标准将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件，通过分类、标引、组合使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。著录标引在整理工作中占有重要地位，其***坏，将直接影响电子档案保管和利用。
在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。这种格式转换有可能损伤数据，损害作为证据的电子文件的真实性。因此保证电子文件的真实性、完整性，是归档人员和档案管理部门整理电子档案的一项重要内容。
．组织建立数据库。
根据电子档案的不同类型来进行分类处理。每个单位的电子文件类型都起不固定且多样化，因此需要先对这些电子文件进行分类处理，按照门类来进行划分，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。
其次是对电子文件进行登记。电子文件的整理是电子档案管理和利用等工作的基础。
和纸质文件的不同点在于，纸质文件不需要其他设备来进行阅览，而电子文件的实际都是一些二进制数存储在介质当中，需要通过设备的转换来进行阅览，因此电子文件实际是保存在一个虚拟的文件库当中两者在何时都应该妥善保存，需要做好相应的备份工作，避免各种不可预期的状况。
三、电子文件档案与传统档案的区别。
首先，电子档案比起传统档案归档时间比较随意且能够随时归档。
档案可以在文件办理结案后进行归档也可以在一个固定的时间进行统一归档，通过网络信输设备将档案传给档案部门。归档时间的随意性能够给工作带来很大的弹性，并且能够做到随时随地归档，这样在时效性上比较好，保证了档案的完整性，及时的归档还能够避免一些意外损坏。
其次，电子文档的归档方式和传统方式有所区别，电子文档都是一些二进制数据，通过电子编码技术来进行信息的存储，所以随时随地的更改是其一大特点，载体也是丰富多样，在对原始文件的鉴别上，却是不是—件非常容易的事情。所以，电子文件在形成过程中就需要各种手段来确保信息的完成以及原始性，像是加密、数字签名、身份验证等等技术，比起传统档案来说要复杂的多，为的就是确保档案的原始性以及准确性，以确保档案的法律效应。
第三，传统档案都是纸质档案和部分影像**，这些东西都非常容易受到外界影响，像是发霉、泛黄等等，而电子文档对外界因素的抵抗性稍强一点，但是也有其弱点，像是如果文件载体损坏则无法复原，新介质的不断更替，等等都影响了其长期可读性。
档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
第四，电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文｛ｅｅ一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时口可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
档案管理的发展伴随着科技的发展越来越智能化和自动化，这需要档案管理工作者掌握更多的技术和知识才能做好档案管理工作，因此，现代档案管理工作人员需要转变观念，积极的学习电子档案管理技术，了解先进电子档案管理设备，让档案管理更加的高效、便捷，能更好的服务于社会。
时代报告。
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