行政部作业指导书。
编制日期：2023年4月。
目录。一。 采购管理4~8
1.1采购流程。
1.2物资分类。
1.3物资分类采购。
1.3.1办公设备及办公家具采购：
1.3.2办公用品采购：
1.3.3计算机软件采购：
1.3.4图书资料采购。
1.3.5机票、火车票购买、酒店预订。
二。 行政部日常工作管理9~26
1火车票。2机票。
3酒店预订。
4办公用品管理。
5.名片印刷。
6.合同装订。
7打印图纸。
8.图书管理。
9. 北京工程造价信息图书管理。
10.工程合同管理。
11.图章。
12.印刷品。
13.车辆管理。
14.每月费用申请。
15.接听**。
16.访客。
17.预订会议室。
18.水票登记。
19.拨打长途**。
20.快递。
21.贵重物资。
22.物资报废。
23.办公资产管理。
24.叠图、送件 / 取件。
25.办公区检查。
26.茶水间物资管理。
27.换水。
目录(续上)
三。 复印室的工作规程27~33
1. 复印机帐户管理及个人读数管理。
2. 复印机及相关操作流程。
3. 复印机的工作状态及相关消耗品的维护。
4.合同复印流程。
5. 复印纸的使用及订购。
6.装订设备的使用及保管。
四。附件34~38
一。 采购管理。
1.1 采购流程：
1.1.1 物资需求部门提请购买物资，并提供购买依据及所需物资规格，并填写《物资申请单》(见附件1)交行政部；
1.1.2 行政部采购人员负责寻找**商、寻价、比价并填写《费用申请单》(见附件2)交行政主任；
1.1.3 行政主任审核《费用申请单》确认物资规格、**、品牌等信息，确认签字交总经理批准；
1.1.4 总经理在《费用申请单》签字批准，返回行政部进行物资的购买；
1.1.5 行政部负责对购买的物品品牌、规格、质量进行验收，无误后给供货商签收；
1.1.6 物资签收后将总经理已批准的《费用申请单》及物资发票一并交财务部申请付款；
1.1.7 财务付款完成，将物资交付需求部门使用。
1.1.8 采购流程图：
一。 采购管理(续上)
1.2 物资分类：
1.2.1 办公设备及办公家具：
办公设备：复印机、传真机、计算机、打印机、投影仪、音响设备、通讯设备、照相机、摄像机等；办公家具：办公桌椅、文件柜、会议桌椅、沙发、物品柜等；
1.2.2 办公用品：耐用品和易耗类办公用品及合同装订、绿植租摆、印刷品、图章、快递服务等；
1.2.3 计算机软件：办公软件及应用程序、广联达加密锁、金润软件等；
1.2.4 图书资料：工具用书及相关资料图集等；
1.2.5 机票、火车票购买、酒店预订。
1.3 物资分类采购：
1.3.1 办公设备及办公家具采购：
1.3.1.1 办公设备分类：复印机、传真机、计算机、打印机、投影仪、音响设备、通讯设备、照相机、摄像机等；
1.3.1.2 办公家具分类：办公桌椅、文件柜、会议桌椅、沙发、物品柜等；
1.3.1.3 行政采购人员在进行办公设备采购时，按照统一型号统一配置标准，向最少两家或以上**商进行综合询价；
1.3.1.4 询价筛选出2家以上意向**商；并要求意向**商向我司传真或邮件**单，同一标准选价低者，并通知**商提供物品样本进行质量确认；
一。 采购管理(续上)
1.3 物资分类采购：(续上)
1.3.1 办公设备及办公家具采购：(续上)
1.3.1.5 确认样品质量后，根据**单信息填写《费用申请单》(见附件1)，交行政主任审核；行政主任审核签字，报总经理审核签字；
1.3.1.6 总经理审核签字通过后，与**商签订供货合同，同时将已签字《费用申请单》及合同原件交予财务部进行费用支付；
1.3.1.7 财务部支付费用完成，行政部通知**商送货；
1.3.1.8 行政收到货物并验收无误后，向**商提供验收单，同时将货物发票提供财务部。
1.3.2 办公用品采购：
1.3.2.
1 主要分类：文件夹、计算器、订书机、剪刀、比例尺、直尺、签字笔(芯)、铅笔、圆珠笔、荧光笔、笔记本、胶带、胶水、回形针、橡皮擦、刻录光盘、燕尾夹、便签条、复印纸、硒鼓墨盒、合同装订、绿植租摆、印刷品、图章、快递服务等；
1.3.2.2 办公用品采购执行年度**商制度，对涉及的办公用品，每年选择2家以上**商进行综合比价；
1.3.2.3 综合比价结果低者在与现有**商进行综合比价，如新**商询价低于公司现有**商，需要求现有**商降价或更换现有办公用品**商；
1.3.2.4 办公用品**商确定后，**商不得随意对**调整，如**商提出涨价要求需重新进行询价；
一。 采购管理(续上)
1.3 物资分类采购：(续上)
1.3.3 计算机软件采购：
1.3.3.1 分类：广联达软件、cad软件、金润软件及办公软件等；
1.3.3.2 因计算机软件具有唯一性，软件**均由软件开发者统一制定，且购买渠道唯一，无询价基础，我司现对软件采购执行**谈判，以期最大***格；
1.3.4 图书资料采购：
1.3.4.1 分类：工程技术图集、工程定额、工程量清单计价规范、造价信息等。
1.3.4.
2 工程技术图集、工程定额、工程量清单计价规范、造价信息等属于建筑工程类专业书籍，图书的购买需由公司估算师向行政部提请，1.3.4.
3 估算师提请购买书籍需填写《物资申请单》在申请单中写明书籍准确名称、出版日期、出版社等信息，1.3.4.
4 行政部根据《物资申请单》书籍信息，进行不少于3家询价比对；选**低者，1.3.4.
5 选定**后行政助理填写《图书申请单》(见附件3)，经行政主任、总经理审核签字后，报财务部门付款，1.3.4.
6 财务拨款后，行政部通知书籍**商送货，接收书籍并确认无误后向财务提供发票。
一。 采购管理(续上)
1.3 物资分类采购：(续上)
1.3.5 机票、火车票购买、酒店预订：
1.3.5.1 火车票：由铁道部执行全国统一定价，经员工本人填写出差申请单后，经总经理批准，可直接从售票网点购买；
1.3.5.
2 国内机票：国内机票**由各航空公司定价，折扣幅度等信息各机票**公司同享，为便于结算及机票的改签工作，由固定机票**商提供国内机票订票服务；机票购买经员工本人填写出差申请单后，经总经理批准后方可购买；机票费用执行月结；每月与机票**商对账无误后报财务审核；
1.3.5.3 国外机票：国外机票执行三方询价，以**最低者购买；
1.3.5.
4 酒店预订：在公司所在地及公司员工经常出差的项目工地等，需联系不同层次的酒店与其签署协议**，以保证以最***格预订酒店；酒店预订需经员工本人填写出差申请单后，经总经理批准后方可预订；
二。 行政部日常工作管理。
1. 火车票。
1.1 出差申请单
如员工需要出差，由出差员工定好出发日期、回程日期及火车车次，填写《出差申请单》(见附件4)，并交由组长签字。
1.2 火车票询价表。
行政部收到组长签字同意的《出差申请单》，根据出差员工所填写的列车车次信息登陆12306铁道部火车票网上订票唯一官网查询票价及剩余票量，制作《火车票询价表》(见附件5)。该询价表需出差员工签字→出差员工所在组的组长或经理签字→询价人签字→审核人签字→我司总负责人陈先生签字，待我司总负责人陈先生签字批准后方可进行购票。(购票成功后告知员工出差回到我司后，需将已使用火车票交回行政部以便我司进行结账。
如办事处员工在京培训结束，返回其所属办事处，则需将火车票交给其办事处秘书，由办事处秘书将火车票邮寄回北京办。)
1.3 火车票结账。
火车票为现结，待我司总负责人陈先生签字批准可购票后，由行政部借款人签字→部门领导签字→财务总监签字，待财务总监批准后，行政部拿着被批准的火车票询价表及《借款单》(见附件6)，从财务刘伟娜处领取相应钱数(借款单交由财务)。网上购票成功后，将短信通知员工，员工出差返回后，将火车票原件交回行政部，行政部将火车票原件与相应火车票询价表交予财务(行政部一般保留火车票询价表复印件、退票申请复印件等)。
二。 行政部日常工作管理(续上)
2. 机票。
2.1 出差申请单
如员工需要出差，由出差员工定好出发日期、回程日期及航班信息，填写“出差申请单”，并交由组长签字。
2.2 机票询价
2.2.1 国内航班
行政部收到组长签字同意的“出差申请单”后，根据出差员工所填写的航班信息，通过携程旅行网及我司出票公司华夏航空服务****查询票价及剩余票量，制作“机票询价表”(可先为出差员工暂时订票)；
2.2.2 国际航班
行政部收到组长签字同意的“出差申请单”后，确认为国际航班，则至少询问三家出票公司进行**比对再制作“机票询价表”(可先为出差员工暂时订票)。
2.3 机票询价表。
行政部收到组长签字同意的《出差申请单》后，根据出差员工所填写的航班信息信息进行机票询价，制作《机票询价表》(见附件7)，该询价表需出差员工签字→出差员工所在组的组长或经理签字→询价人签字→审核人签字→我司总负责人陈先生签字，待我司总负责人陈先生签字批准后方可进行购票。
二。 行政部日常工作管理(续上)
2. 机票(续上)
2.4 机票结账
机票结账为月结，出票成功后，在信天游上查询出差人员机票信息，仔细核对出差人员姓名、证件号、航班信息是否正确，核对无误后，将机票信息行程单在信天游上打印出来并交由出差员工，再交由出差员工时应告知出差员工此航班改期及退票注意事项，并在出差返回我司后，需将已使用登机牌交回行政部以便我司进行结账；如办事处员工在京培训结束，返回其所属办事处，则需将登机牌交给其办事处秘书，由办事处秘书将登机牌邮寄回北京办。月底时，根据“机票询价表”、收集好的登机牌以及出票公司提供的“航空运输电子客票行程单”做表进行统计，统计齐全后将以上原件一并交至财务(行政部一般保留机票询价表复印件、升舱或退票申请单复印件及国际机票发票复印件)。
注意：部分估算师由于突发原因，未能乘坐原定航班，导致有未使用之机票。此类机票可保存一年之内改期同等舱位使用。(国际机票除外，国际机票有效期限较短，每次购票时需仔细询问)
2.5 接机流程在印有我司logo的a3纸上打印出客人姓名；行政部查询从机场到酒店的路线，与酒店**确认路线否最佳；飞机起飞后10分钟打**确认飞机是否准点到达。司机师傅出发前，携带a3接机牌，记下酒店**，客人**，提前15分钟到达机场。
飞机落地后半小时司机师傅未接到客人及时和客人联络。
二。 行政部日常工作管理(续上)
行政部工作内容及职责
1 负责服务 协助总经理检查落实总经理室安排的各项工作。并及时反馈总经理，保证公司各项工作的正常运作。2 负责安排公司的年度工作会议 月度及每周工作例行等会议，做好记录，编写会议纪要和决议，并督促各部门贯彻执行，及时了解和反馈有关信息。3 负责公司相关文件的起草 印制和分发，上级和外部来文的签收 登...
行政部工作内容
一 日常行政事务的处理。1 行政管理部在分管经理的领导下工作。突出服务保障职能，保证性息畅通，对各门店及总部的工作进行协调，积极当好领导的参谋和助手 2 组织安排公司各项会议，会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动，做好会前准备 会中服务 会后工作，根据需要按会议决定发文 3 安排公司最佳团队检...
财务部工作内容及流程
一 现金收付 1 收现 1 根据会计岗开具的收据收款。2 检查收据开具的金额正确 大小写一致 有经手人签名。3 在收据 发票 上加盖业务章 发票章 4 将收据第 联 或发票联 给交款人。5 凭记账联制订 现金收款单 6 财务部将制订后的 现金收款单 和经手人交来现金登记现金流水账。7 将记账联连同票...