文件收发管理制度与程序

一、目的。

完善公司文件管理，规范发文、收文管理程序。

二、范围。

本制度适用于公司内部发文、收文及对外发文的管理。

三、公司发文编号及格式原则。

参照《集团文档格式规范制度》执行。

四、文件的收发规定。

1、公司文件的发文由相关部门起草，未涉及跨部门事项的文件，按归口管理，由部门经理及分管领导审核后，呈交总经理审阅批准之后生效；涉及跨部门事项的文件，发文部门起草后，应先征求相关部门意见，并经相关分管领导审核后，呈交总经理审阅批准后生效。

2、行政部门设立专门人员对公司文号及发文格式进行管理。批准生效之后的文件原件及电子文档备份由行政部存档，并由行政部统一编制文号，修订格式后将电子文档或书面文档发相关部门，并保存发文记录。关键文件的发文，须打印并交部门负责人书面签收。

相关发文须抄送股份公司行政部备案。

五、文件的修改。

1、公司文件若需修改，由相关部门提出书面意见，经相关领导审阅批准后，由行政部按规范进行修改。

2、在“修改/版次”一栏中填写修改次数/修改版次，现阶段的公司发文统一为第一版，修改次数为零。

3、修改之后的文件经行政部统一以电子文档或书面发往相关部门。关键文件的修订版，须打印并交部门负责人书面签收，无保留价值的原书面文件需送还行政部，由行政部统一销毁。

六、文件的传达、培训与推行。

1、发文部门应会同行政部门确保文件传达到位。涉及公司新制度、新操作流程、新会议决议等内容的文件，相关部门收到相关发文后，必须对本部门人员进行培训。

2、培训的形式可以多样化，各部门可以自行安排时间和形式。培训结束会，部门经理须让参训员工签名确认已参加培训，并将参训员工的签名确认记录送交行政部保存。

3、下发的文件事项如需要跨部门协作，由发文部门经理与其他部门进行协商，制定培训计划送交行政部。