采购作业流程

采购管理规定 2010第015号。

为进一步加强采购工作的规范化管理，提高采购效益与效率，增强企业的市场竞争力，根据公司管理需要和经营模式，制定了采购作业流程，在今后工作中要遵照执行，并加以完善，不断提高公司的整体管理水平。

一、采购流程。

提报采购计划→编制采购申请→**比对→仓库核实库存→部门经理初审→总经理审批→询价采购订单→签订合同→部门经理、财务部门审核→跟催→到货→开入库单→验收入库→发票单据齐全→财务结算审核→总经理审批→出纳支付或挂账→**商确认。

二、作业程序。

1、提报采购计划。采购计划以小批量、多批次、多品种、准点**为原则。提报计划的途径主要是：

a、仓库主管根据库存上下线当量提报计划；b、销售经理根据销售计划，经与库存核对后，根据销售需要提报计划；c、采购员根据市场供求动态、销售规律或库存情况提报计划。

2、编制采购申请。采购部门汇总采购计划，及时编制采购申请，并参照以往进货**和财务记账资料拟定采购参考价，查阅进货台账进行**比对，到仓库查对库存修正确定采购数量，主动征询销售经理意见，采购申请经市场部负责人初审后，报总经理审批。

3、询价采购订单。多渠道询价采购，在规定期限内完成采购任务。a、在考察建档的正式**商中询价采购；b、在网上**采购；c、同行介绍供货渠道。

在最具**优势的厂商中选择**商，符合要求的**商初步确定后，经部门经理和财务部门审核，签订供货合同，报财务部门备案，采购员跟踪督促**商履行合同按时交货。合同执行过程中，采购员要随时与我方销售部门沟通，根据我方需求变化及时调整采购计划。采购员必需根据采购要求和市场**，分析商品质量状况和**变动情况，多厂商**，选择物美价廉的商品购买。

4、到货验收入库。采购订单到货后，采购员要当场核对，确认是否与采购订单的产品型号数量一致，质量是否符合标准。然后持合同、发票、采购申请到微机出票员处开入库单，微机出票员对**商资料、发票和采购申请进行核对，入库单经部门经理审查签字，仓库保管员凭入库单验货入库。

保管员验收入库时，在入库单上填写实收数，仓库主管复核并签名，白联交财务结算，黄联给采购员交**商确认。

5、退货处理程序。出现下列情况应及时提报退货申请：a、采购的商品不符合订单要求，且无必要接收、或可能造成积压的，仓库在验收入库、或微机出票员核对时，随时发现随时通知采购员申请退货；b、销售任务已发生变化，销售经理不能保证在近期售出，原提报采购计划的销售经理申请退货；c、前期进的货，暂时无销售计划的，销售经理或采购员在核对库存时，发现问题要立即申请退货；d、超过储存时限的，或可能造成积压的，仓库主管申请退货。

退货申请经部门经理批准，微机出票员开出采购退货单，采购员凭退货单办理具体退货及相关手续。

三、采购流程责任区分。

1、采购作业中要与**商签订供货合同，详细掌握**商名称、地址、**、法人代表姓名等基本信息。供货合同分为长期合同和临时合同，长期合同针对较为稳定的长期合作伙伴，一般一年或半年一签，临时合同针对单批次供货的厂商。供货合同必须载明合同有效期限、供货编号、名称、规格、单位、数量、**、交货日期与地点、质量标准、包装要求、结算方式。

必须有明确的三包条款，有明确的三包范围和条件。要明确违约责任和索赔事项及程序。a、因无合同或合同条款不完备给公司造成损失的，由采购员承担责任。

b、因对合同审查或监管不严格造成损失的，财务部门审核责任人付监管责任。c、合同执行过程中，不能严格执行合同，哪个环节出的问题由哪个环节的主管承担责任。d、因质量问题造成客户退货或索赔的，以及**商违背三包承诺给我方造成损失的，应依据供货合同索赔条款向供货商索赔。

2、退货责任：a、因采购计划退货的，原则上谁提报的计划谁负责申请退货，协助采购员完成退货任务，并承担相关损失。b、因不符合订单要求、无采购计划、采购申请未经批准造成的退货，由采购员承担责任。

在此类情况下，仓库保管员或微机出票员把关不严，造成误收误入时，与采购员共同承担责任。c、因进货规格型号机型错误造成客户退货的，除追究销售人员在销售时与客户沟通责任外，采购员应承担不少于50%的责任，并负责换货或退货责任。d、仓库保管员、销售人员要十分清楚的掌握商品三包时限和使用条件，因超时限储存或销售时没有讲明三包条件而造成商品不能退换，仓库保管或销售人员等有关责任人，应承担相应责任。

3、因提货途中发生破损、丢失，仓库保管验收入库时出现的数量、质量、品种规格差错，应及时与供货商沟通联系，采购员协助争取纠正错误挽回损失，无法弥补的由相关责任人承担损失。

4、出现质量问题造成退货，或符合三包条件厂商不予三包的，应依据供货合同索赔条款，向供货商索赔与此有关的全部费用。

四、**商管理。

1、以市场需求和客户要求为标准，每种商品选择三家以上**商。选择**商的标准主要是：企业管理规范，产品品质上乘，信誉高能按期交货，**低且合理，付款方式灵活，售后服务***。

2、签订供货合同，建立有法律保障的供求关系。

3、建立**商档案，记录**商全称、地址、**、联系人、**、帐号、开户行等基本信息，留存营业执照复印件、质量检测合格证复印件、供货合同，收集成本信息、技术信息。

4、建立供货台账，销售内勤记录每次供货的品种、规格、数量、**、质量、交期、结算情况，定期与采购员、销售经理、财务人员进行横向或纵向分析比对。

5、对**商实行动态管理，力争建立长期稳定的合作关系，经常交换意见协调关系，争取达到最佳配合度，但是决不姑息迁就。要在积极维护老客户的同时，多方位开发新渠道，不断寻找新的**商。不适应公司需要的应与淘汰。

潍坊嘉泰内燃机零部件****。

二0一0年七月十五日。

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