采购工作流程

4．交货之查催与协调。

5．物料之退货与索赔。

6．**厂商之管理。

7．采购制度、流程、表单等之设计与改善。

8．与技术、品管等部门人员共同参与合格厂商之选择。

四．采购计划

同样采购计划与预算是属于生产计划中的一部分：在长时间的工作磨合与接触中我们要有一种总结的习惯：如每月订购皮料，分类牛皮，羊皮，再细分到皮类风格，要有月度，季度至年度分析，算出正常总用量，与季度，年度增长率，及畅销皮风格。

这样我们就可以协肋营业部的预料计划。生产计划，包括采购预算（直接原料成本）、

编订采购数量计划的目的。

1．材料需用数量与时间，防止**中断，影响产销活动。

2．避免材料储存过多，积压资金，占用堆积的空间大量要分批与配套送货习惯。

3．使采购部门事先准备，备好预料购入计划，及进度追踪计划。

五。采购方式。

1．依“请购单”逐案办理询价、议价，订购，验收入库作业，这是一般日常生产及办公用品杂项采购方式。

2．跟据生管部提供的物料申购单，根据**商的生产优能及主打产品，与开模，核对版房五图形及编号，与采购部的**商**记录制作订购订单五金皮料。

询价/选购合格**商。

有效地执行采购作业流程中之询价工作，则其首要寻求合格的**商。因为合格的**商，才能提供适当的品质、充分的数量、准时交货、合理的**以及热忱的服务，所以如何选择适合的**商，是采购工作最重要的任务之一。如何选定最适当的**商，是我们采购最重要的职责之一。

一般而言，**商的家数愈多，选择最适当**商的机会就愈大。因此，如何扩大寻找**商的**，便是采购人员相当重要的课题。采购人员应参加有关行业的产品展示会，亲自收集适合的**商资料，甚至当面洽谈。

并建立往来业务资料库。注明**，传真及联系人与地址及开票情况。

关于**：一般而言，**商的**可根据此基础来推行：包括材料成本、器具损耗、人员费用、运销费用、管理费用以及税金等，加计预期的利润成数而**。

难题是我们怎样去弄清这个具体的费用，就有待我们下一步努力与同行请教学习。对**商的成本资料。

**的种类。

**商的**依付款方式不同，可分为下列几种：原则上都必是含税价。

1．到厂价出厂价。

2．现金价与期票价/月结30天/60天/90天

在谈此**时一般情况要包含，例如数量备品及检测折扣，免费运送与安装等。，将**、交货日期、付款方式、交货地点等必要资料填入后，传真公司采购部门。后交管理部门审核与批准。

至于，采购人员如何增进自己从事成本分析的能力的呢？下列是可以加强的途径：

1．利用自己的工作经验。

2．和厂商学习（了解他们的制程）

3．建立简单的制度如成本计算公式等。

4．养成分析成本、比价和议价的观念。

六．采购优劣势之分析。

采购部门必须评估与**商谈判力量，究竟有哪些优势或劣势，才能够选择适当的谈判策略与方法。例如属于买方力量占优势的状况，有下列各项：

一）采购数量占**商的产能的比率愈大。

二）**商产能的成长超过买方需求的成长。

三）**厂商产能利用率偏低。

四）卖方市场竞争激烈，而买方并无指定的****。

五）断料停工损失成本轻。

六）买方购运时间充裕，而卖方急于争取订单。

七．下单。双方经过询价、**、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约订单即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、**商的情况、我们本身的具体操作程序来确定，同时订单上一般要注明：

**商联系资料，及款号与订单号，产品编号与文字说明单价及货期。传真至厂商，按厂商分开存档。

八．产品进度追踪。

1 .制定合理的购运时间即将请购、采购、卖方准备、运输、检验等各项作业所需的时间，予以合理的规划，避免造成**商爱莫能助，强人所难。

2.生产及采购加强联系：由于五金电镀及皮料上色状况变化莫测。

3．追踪货物分期，早排单上线期，中生产进度期，晚成品质量期三个时间段，特别情况驻厂查验。

.请**商提供生产计划或工作日程表，以便在交货之前查核进度，若有落后事情，即促其改善；若已缺乏交货能力，即停止交易，另安排**。因此，中期查催之目的在于“亡羊补牢”。

此外，为了避免交货品质不良，影响到可用数量，对于重要物料应派员驻厂查验，亦可省却将来退货的麻烦。

5．加重违约罚则：所有合作厂商签订买卖合约时，应加重违约罚款或解约责任，使**商不敢心存侥幸；不过，若生产需求急迫时，应对如期交货或同意提早部分交货之厂商年终评比优秀**商给予奖金。

．采购人员如欲交期按照日程进货，则于订货后，必须有计划地进行查核工作。因为如果到了约定之交货时间，才作联络，可能为时已晚，无法补救。物料不可能在交货期日一次全部制造完成，所以未能准时交货，通常都是在交货日期之前的生产过程中，其计划进度与实际进度发生偏差所致。

所以，追踪的目的是要在尚有的余时间可以想办法时，确实掌握进行状况，以便采取必要行动。

九．交货。交货为采购作业中最为重要的一环，采购的目的，即在于完成交货。唯有能够确保货期，才能算是成功的采购。

因为货期的延迟，会阻碍生产活动之顺利进行，对生产现场与其有关部门将带来有形、无形之不良影响，至成为增加成本之原因。

一般人总以为提早交货并无太大的不良影响，实际上提早交货也会成为增加成本。容许提早交货则会发生交货的延迟。因为**厂商为资金调度之方便，会优先生产**格的货品以提早交货，所以假如容许其提早交货，就会造成低**货品的延迟交货。

不急于要用之货品的提早交货，必定增加存货而导致资金运用效率。

如果完全按照请购部门的希望日程，向**厂商办理订货手续，未必能够全部适时交货，所以务必设定适当的货期，如；我司常用的皮革护理品有时订下去2-5个月交的期都有，因为是化学品类，国外到香港再到广州，确实有这个周期。所以采购人员须要经常和请购部门接触，在友善的气氛中，对于勉强的货期，应妥善及协调双方的情况，以设定适当的货期。

十．收货入库。

点收数量：●检验品质：

原则上我们采购人员先自检五金方面的话，若质量整批不合格我们要求或质量方面不满意则即刻退回**商，就不必再待品检部出检验报告。处理短少：根据验收结果若发生短少，应立即向**商要求补回短少。

通过验收结果：品质部可以出具检验通知单，仓库可以进仓，使用部门以安排生产进度，采购部可以整理文书资料做记录。

最后：结算

1．供货商应及时将送货单、入库单和退货单进行核对，若有异议向采购部反映，并取。

得相关部门的最终确认。

2．采购收集好**商采购合同、采购订单、质检报告、入库单、退货单后，根据实。

际付款期限，向财务部提出付款要求。

3．财务部根据合同条款、相关票据和付款规定，填制结算单。采购部将结算单传真供。

应商，**商必须在3日内核对，并根据复核后的结算单内容开具增值税发票。

4．采购部根据核对无误的结算单、发票、请款单，向财务部请款。

采购与各部门的协调。

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